Uno dei dubbi atroci per noi multipotenziali, quando ci organizziamo nel tempo, è conciliare impegni e progetti con gli imprevisti. Già è difficile trovare l’equilibrio tra cose multipotenziali e cose quotidiane, se poi ci capitano pure delle urgenze improvvise le nostre giornate si guastano: smettiamo di fare quello che stiamo facendo, saltiamo il programma del giorno e dedichiamo attenzione, tempo ed energie alla soluzione di questo nuovo problema.

Per fortuna l’organizzazione ci può aiutare: vediamo insieme come fare.

Cosa succede quando non riesci a conciliare impegni e progetti con imprevisti

Quando impegni, progetti e imprevisti si scontrano, succede solo una cosa: vincono le urgenze, sempre. Per esempio, se devi fare una commissione, ma non trovi le chiavi dell’automobile e non sai dove siano quelle di scorta, invece di arrivare a destinazione con tranquillità perdi almeno mezz’ora a buttare a soqquadro tutta la casa per trovarle. Oppure, se hai un appuntamento importante in un’altra città, ma il primo treno è in ritardo e perdi la coincidenza del secondo, invece di rilassarti davanti al finestrino ti dai da fare per trovare un’alternativa, cambiare il biglietto ferroviario e avvisare le persone con cui ti devi incontrare. Se stai lavorando al tuo progetto, ma ti chiamano dall’ospedale perché un tuo familiare è stato male, invece di portarti avanti e terminarlo lasci tutto e ti concentri su quanto è accaduto.

Gli imprevisti e le emergenze sono vere e proprie urgenze e, per loro natura, esigono interventi decisi e tempestivi per evitare che la situazione peggiori. Quando manca l’organizzazione, gli imprevisti sembrano moltiplicarsi, al punto tale che molte persone sentono di aver passato le loro giornate solo a cercare di risolverli: cercare forsennatamente le chiavi, fermarsi per strada perché l’automobile è in riserva, passare la notte in bianco per terminare una consegna, ricevere un sollecito di pagamento di cui non si ricordava più nulla. Vivere di imprevisti è fonte di continuo stress e insoddisfazione; per fortuna, però, è una perdita di tempo risolvibile.

Come conciliare impegni e progetti con gli imprevisti

Le urgenze sono di diverso tipo, ciascuna con un grado diverso di prevedibilità e impellenza. Anche gli imprevisti sono diversi tra loro: quelli falsi accadono perché manca organizzazione, quelli prevedibili si ipotizzano con l’esperienza, quelli veri succedono del tutto inaspettatamente. Le emergenze sono invece situazioni critiche e pericolose accadute all’improvviso e del tutto inaspettate.

Ti lascio alcuni consigli per organizzare gli impegni quotidiani e i progetti multipotenziali tenendo conto anche degli imprevisti. Sono gli stessi che do alle mie clienti, che ho prima provato e che metto in pratica sempre.

• Prevenire i falsi imprevisti. L’unico modo per disinnescarli è organizzarsi. Per esempio, decidendo di lasciare le chiavi della macchina nel cassetto del mobile accanto alla porta d’ingresso (organizzazione degli oggetti nello spazio di casa) e metterle al loro posto ogni volta che non servono più (nuova abitudine).
• Prevenire gli imprevisti prevedibili. In questo caso, basta farci caso, ricordarsi dell’esperienza vissuta e agire di conseguenza. Per esempio, decidendo di prendere un treno che arriva mezz’ora prima che parta la coincidenza (accortezza) per non arrivare in ritardo a un appuntamento importante.
• Prevedere i veri imprevisti e le emergenze. Lo so, nessuno di noi può sapere se accadranno, però sappiamo che potrebbero accadere. Se lasciamo mezz’ora o un’ora di tempo cuscinetto ogni giorno (lungimiranza), riusciamo a risolvere un imprevisto veloce in un giorno o un’emergenza più complessa nell’arco della settimana, senza creare troppo scompiglio tra impegni e progetti.

Se invece stai vivendo un periodo molto complicato con emergenze mannare che si protraggono nel tempo, ti suggerisco di pensare a una riorganizzazione snella secondo le tue nuove priorità.

L’organizzazione aiuta a conciliare impegni e progetti con gli imprevisti

Per riuscire a portare avanti gli impegni quotidiani e i progetti multipotenziali per bene e con tranquillità, puoi organizzarti in modo da eliminare il più possibile gli imprevisti. Così, invece di passare le giornate a risolvere le urgenze (sprecando ore preziose), puoi vivere con intenzione il tuo tempo. Puoi prevenire i falsi imprevisti con l’organizzazione e quelli prevedibili con l’esperienza, prevedere i veri imprevisti e le emergenze creando un tempo cuscinetto ogni giorno, superare un periodo di emergenze complicate con una riorganizzazione essenziale delle tue giornate.

Ecco perché è importante costruire attorno alla tua quotidianità una struttura organizzativa resistente nel tempo e flessibile a ogni tipo di evento. Ed è proprio quello che facciamo insieme con Tour Eiffel, il percorso individuale in cui ti accompagno per migliorare il tuo rapporto col tempo e per prenderti cura di te e di tutti i tuoi progetti. Quando trovi il tempo giusto per ogni cosa – impegno quotidiano, progetto multipotenziale, imprevisto –, riesci a vivere con più leggerezza le tue giornate, anche nei periodi più complicati.