Prevedere tempo per un progetto

Misura anche i prima e i dopo dei tuoi multi-impegni

Ti è mai capitato di avere in agenda una lista di cose da fare e di essere sicura di riuscire a farle tutte, per poi arrivare a fine giornata con pochissime voci spuntate? Forse ti accade più di quanto vorresti, e la cosa ti innervosisce o rattrista (o entrambe le cose) ogni volta.

Succede anche quando hai poche cose da fare: segui i consigli dei maestri di “gestione del tempo” e calcoli per ognuna il tempo necessario per completarla… però non funziona lo stesso.

Lo sai bene, per organizzare i multi-impegni nel corso delle tue giornate e fondamentale misurare il tempo che ti occorre per svolgerli, uno a uno. Solo così puoi sapere, per esempio, che per cucinare un piatto di pasta in pausa pranzo hai bisogno di cinque minuti perché l’acqua bolla, otto minuti per cuocere la pasta e dieci per il sugo di pomodoro; pasta e sugo cuociono contemporaneamente in due pentole diverse, perciò in tutto ti ci vogliono quindici minuti.

Eppure ogni volta sfori di altri venti minuti e arrivi in ritardo all’appuntamento dopo pranzo. Perché?

 

Preparazione e riordino

Se ti capita spesso, forse ti sei dimenticata di calcolare anche i prima e i dopo dei tuoi impegni, importanti tanto quanto il durante.

Un’attività non è fatta solo di azione, ma anche di un’apertura e di una chiusura: non inizia quando la fai, ma quando la prepari; e non finisce quando smetti di farla, ma quando la riordini.

Per riprendere l’esempio del piatto di pasta:

  • prima di cucinare devi scegliere la ricetta, segnare in una lista gli ingredienti necessari, controllare se li hai in casa, eventualmente uscire a comprarli, preparare gli ingredienti e gli strumenti sul piano della cucina;
  • dopo aver cucinato ritiri gli ingredienti avanzati, lavi gli strumenti utilizzati, pulisci il piano della cucina, i fornelli o il forno.

Decisamente molto più di quindici minuti! Se estendi questo esempio a tutte le attività che svolgi in una giornata, ti rendi conto del perché a volte è difficile riuscire a fare tutto quello che hai segnato nella lista.

Preparare prima e riordinare dopo occupano tempo in più, da tener conto nella gestione delle tue giornate.

 

Orologio e quaderno

Non riesci a fare tutto perché, se non calcoli i tempi di preparazione e di riordino di ogni tuo impegno, sottostimi il tempo necessario ed effettivo che ti ci vuole.

In poche parole, sei sicura di impiegare solo quindici minuti per preparare un piatto di pasta al pomodoro, un’ora per scrivere un articolo, due minuti per rispondere a un messaggio di posta elettronica, ma non hai calcolato quanto impieghi a comprare gli ingredienti e pulire i fornelli; a raccogliere le idee/informazioni/fonti e correggere quanto hai scritto; a trovare gli appunti e rileggere la tua risposta. Così aggiungi altri due o tre impegni in agenda, “tanto ci stanno”… Gasp.

È giunto il momento di risolvere la questione e di tenere traccia anche dal tempo di preparazione iniziale e di riordino finale. Puoi misurare le azioni necessarie per iniziare, svolgere e concludere un’attività con vari metodi. Io ti suggerisco di usare un orologio, una penna e un quaderno:

  1. a inizio giornata, prendi la prima voce della tua lista di cose da fare e sul quaderno scrivi tutti i passaggi di apertura e di chiusura;
  2. prima di iniziare, calcola quanto tempo impieghi per realizzare i singoli passaggi di preparazione, e segnali sul quaderno;
  3. dopo che hai finito, misura i minuti necessari per compiere i singoli passaggi di riordino;
  4. ora somma tutti i minuti utilizzati (prima + durante + dopo), et voilà!, questo è il tempo effettivo di cui hai davvero bisogno;
  5. ripeti per ogni voce della tua lista.

In questo modo puoi calibrare i tuoi impegni quotidiani con oggettività e sai che in certi giorni riuscirai a dedicarti a solo due progetti molto corposi, e in altri a molte attività più brevi e semplici. Con vigore, con serenità e soddisfazione, con un senso di conclusione e di fiducia in te stessa.

Un’attività non è fatta solo di azione ma anche di preparazione (il prima) e riordino (il dopo), esattamente come la tua multipotenzialità comprende non solo i progetti attuali, ma anche le tue esperienze passate (il prima) e le tue proiezioni verso il futuro (il dopo): esserne consapevole ti permette di vivere bene il tuo presente, non sprecare nemmeno un secondo del tuo tempo prezioso e dare il meglio di te, qualsiasi cosa tu stia facendo.

Alessandra Noseda
alessandra@paroladordine.org

Sono una professional organizer specializzata nel tempo per multipotenziali: li aiuto a organizzare gli impegni perché possano cambiare il mondo grazie ai loro progetti innovativi.