Molte persone hanno difficoltà a rispettare le tempistiche. Magari capita anche a te: pianifichi ogni fase di un progetto, dai a ognuna una scadenza e poi, quando è l’ora di agire, non riesci a starci dietro. Mi capitava spesso quando ero all’università e iniziavo a studiare per un nuovo esame: su un foglio riportavo i capitoli di un libro, le pagine di ogni capitolo e il giorno in cui studiarle. Erano programmi dettagliatissimi, eppure riuscivo a seguirli solo poche volte.

Quando aiuto le persone a migliorare il loro rapporto col tempo, prendo in considerazione tre motivi per cui rispettare le tempistiche diventa difficile: possono essere gli aspetti organizzativi, gli effetti della multipotenzialità oppure la procrastinazione.

Rispettare le tempistiche: cosa sono e cosa c’entra l’organizzazione?

La tempistica è la previsione (se ancora non si conosce) o il calcolo (se si conosce già) del tempo necessario per compiere un’attività o le varie fasi di un progetto. Di solito è un elenco dei passaggi e delle rispettive scadenze.

Può essere anche chiamata con altri termini, ognuno con una sfumatura diversa: tabella di marcia (in origine mostra l’ora stimata del passaggio dei partecipanti a una corsa nei punti del percorso), cronoprogramma (indica la scadenza delle singole fasi di realizzazione di un progetto), scadenzario (in origine registro delle scadenze contabili, come incassi, pagamenti, rate), calendario (tabella in cui sono segnati mesi, settimane, giorni festivi e lavorativi dell’anno), timing in inglese.

Non rispettare le tempistiche, quindi significa arrivare in ritardo rispetto ai tempi previsti, andare oltre le scadenze programmate, mandare all’aria tutta la pianificazione. E non c’è niente di più frustrante di riprendere in mano il piano originale più e più volte.

Uno dei motivi per cui siamo in ritardo sulla tabella di marcia ha a che fare con l’organizzazione, in particolare con il modo in cui prendiamo le misurazioni.

Spesso si calcola solo il tempo necessario per svolgere e completare un’attività e non si prendono in considerazione anche:

• il prima e il dopo, cioè la preparazione del lavoro e il riordino una volta ultimato;
• le pause, non solo durante il giorno, ma anche nel corso della settimana, del mese e dell’anno;
• gli imprevisti, perché, nonostante il loro nome, molti sono prevedibilissimi;
• il livello di energia personale, (di solito la sopravvalutiamo) varia secondo il cronotipo e il tipo di attività già sostenute;
• gli altri impegni in agenda, soprattutto quelli più piccoli e sfuggevoli che, sommati, portano via tempo e attenzione.

Per non sbagliare a prendere le misurazioni puoi usare la tecnica del Pomodoro: il cronometro e il foglio Registrazioni ti aiutano a calcolare il tempo per svolgere qualsiasi attività e anche a rispettarlo. Se in più aggiungi alla tua agenda un tempo cuscinetto, sei sicura di rispettare le tempistiche anche in caso di imprevisti.

Rispettare le tempistiche: procrastinazione o noia multipotenziale?

Un altro motivo per cui si sfora la pianificazione è la procrastinazione, cioè rimandare “a domani” quello che si può fare adesso. Di solito accade con compiti che non ci piacciono o ci creano disagio: li rimandiamo perché preferiamo una ricompensa immediata oppure perché non vogliamo provare le emozioni che ci scatena. Per esempio, risolvere problemi burocratici o tecnici tramite internet mi crea disagio perché ho paura di sbagliare, perciò tendo a rimandarli il più possibile.

In questo caso ti lascio un paio di consigli:

• se procrastini un compito perché non ti piace, fallo seguire immediatamente da un’attività-ricompensa che ti fa sentire bene. A Stefania, per esempio, ho proposto di usare lo studio del cinese (che lei adora e che non riusciva più a fare) come ricompensa per aver finito il lavoro di scrittura di testi tecnici che non le piaceva e rimandava ogni giorno all’infinito;
• se procrastini alcuni compiti perché ti creano disagio, riuniscili in un momento preciso della giornata o in un giorno prestabilito della settimana. Dedicare del tempo solo a loro ti permette di mantenere l’attenzione e la concentrazione necessarie per farli per bene e con tutta la calma possibile.

Oppure il motivo può essere la noia multipotenziale, quella che arriva ogni volta che hai soddisfatto il tuo interesse per una materia o un progetto. In questi casi è inutile cercare di portare a termine le cose iniziate, perché potrebbe peggiorare la situazione: è come se ti ostinassi a mangiare nonostante il mal di pancia da troppo pieno. Ogni interesse ha la sua durata:  ha a che fare con la ricompensa che vuoi ottenere da tutte le cose che inizi, e riconoscerla ti permette di non sentirti inconcludente quando non rispetti le tempistiche.

In questo caso ti consiglio di stilare la tua lista “Che cosa ho fatto finora?” per riconoscere la tua ricompensa e sapere sempre quando un’attività multipotenziale è ultimata e le tempistiche iniziali non servono più.

Conosci te stessa per riuscire a rispettare le tempistiche

I motivi per cui non riesci a rispettare le tempistiche sono di tre tipi e ciascuno ha a che fare con un ambito diverso della tua vita: possono essere gli aspetti organizzativi, la procrastinazione oppure gli effetti della multipotenzialità. Ciascuno è dovuto a cause diverse e può essere risolto con tecniche o strumenti differenti. Forse li conosci bene perché li hai sperimentati tutti e tre…

La prossima volta che ti capiterà saprai che non è pigrizia o mancanza di motivazione: potrai capire quale motivo ti blocca e provare a seguire i consigli che ti ho dato. Se invece preferisci un aiuto e un confronto per superare questa difficoltà, dai un’occhiata alla mia consulenza Stella polare, il pronto-intervento per risolvere quel problema che ti blocca in modo pratico e veloce.