Quando organizzi le tue attività e i tuoi progetti fatichi a fare le cose per bene con il poco tempo a disposizione, e proprio non sopporti di doverti accontentare perché più di così non puoi fare. Forse, pensi, il problema si risolverebbe se riuscissi a trovare il tempo giusto per ogni impegno.

E hai proprio ragione: ogni attività ha un volume (il tempo impiegato per svolgerla), un peso (il consumo di energia richiesta) e una velocità (il tuo ritmo multipotenziale) che incidono sulla sua collocazione nelle tue giornate. Quando riesci a organizzarti nel miglior modo possibile, finalmente sei soddisfatta di quel che fai e, soprattutto, di come lo fai.

Vediamo insieme come trovarlo ogni giorno, quanto durano gli impegni e quando realizzarli.

Trovare il tempo giusto per ogni impegno: come

Trovare il tempo per le tue attività è come trovare lo spazio per i tuoi vestiti nell’armadio: se non lo liberi da tutto ciò che non ti piace, non ti entra perché troppo grande o troppo piccolo, non è indossabile perché rotto o rovinato, non c’è spazio per conservare con agio e in ordine gli abiti che ti piacciono, ti stanno bene e sono perfetti.

Allo stesso modo, trovi ogni giorno il tempo giusto per fare per bene le tue cose solo se lo liberi dal superfluo. Ecco come:

• repulisti. Considera ogni impegno con attenzione, valuta quanto siano davvero importanti per te – cioè quanto contribuiscono a migliorare la tua vita – e tieni solo quelli cui vale la pena dedicare del tempo; risolvi le urgenze in corso e previeni quelle che potrebbero accadere (nonostante si chiamino imprevisti, alcuni sono molto prevedibili); impara a dire di no alle richiese altrui;
• tempo cuscinetto. È l’intervallo programmato che trascorre tra un’attività e l’altra da usare solo in caso di necessità, cioè per risolvere le emergenze e i veri imprevisti che possono capitare all’improvviso. E se la necessità non si presenta, tanto meglio: puoi farne quel che desideri, anche nulla.

Trovare il tempo giusto per ogni impegno: quanto

Il tempo giusto è quello che occorre per svolgere un’attività per bene, con calma e attenzione, e quindi nella quantità richiesta e adatta allo scopo. Trovarlo per ogni impegno è la base di una buona organizzazione personale. Naturalmente non esiste un tempo giusto universale, cioè valido per tutti, ma ognuno di noi trova il proprio secondo le sue caratteristiche.

Determina quanto tempo è necessario per ogni attività in base a:

• volume. È il tempo impiegato per svolgere un compito, dalla preparazione al riordino finale. Puoi calcolarlo tramite alcuni strumenti semplici, come lo spiraldex, il chronodex e la Tecnica del Pomodoro;
• peso. È il consumo di energia richiesta per svolgere e completare ciascun impegno. Alcuni compiti cognitivi e fisici richiedono uno sforzo maggiore del cervello e del corpo e quindi un consumo maggiore di energia mentale e fisica. Se li porti avanti per troppo tempo ti esaurisci;
• velocità. È il ritmo dato dal tuo bisogno di varietà multipotenziale. Può essere veloce e, per riuscire a far bene ogni cosa, devi cambiare spesso attività (per esempio, ogni ora); oppure può essere lento e puoi concentrarti su un progetto più a lungo (anche un’intera giornata).

Trovare il tempo giusto per ogni impegno: quando

Le cose da fare e il tempo sembrano concetti astratti, pensieri che occupano la testa e difficili da “sentire”. Ma c’è uno strumento semplice e d’uso quotidiano che ti permette di vederli con chiarezza: l’agenda. Dopo aver liberato il tuo tempo dal superfluo e calcolato la durata di ogni impegno, decidi quando realizzarlo. Controlla l’agenda e, secondo le cose da fare che hai già segnato, organizza le attività in:

• mese diviso in giorni. È una tabella che rappresenta i giorni del mese divisi per settimane (una sotto l’altra) e giorni (uno dopo l’altro), utile per segnare attività ricorrenti, scadenze, appuntamenti e per sapere in anticipo quando aggiungere altri impegni. Tieni conto dei giorni di pausa (feste, fine settimana, giorni speciali) per mantenere agio tra una cosa e l’altra;
• giorni della settimana divisi in orari. È una colonna in cui ogni riga corrisponde a un’ora (o a mezz’ora), fondamentale per avere una visione complessiva degli impegni della giornata e decidere quando organizzare le attività. In questo caso tieni conto delle pause (tra un’attività e l’altra), del riposo e del tempo cuscinetto che ti salva dalle emergenze mannare.

Trovare il tempo giusto per ogni impegno per farlo bene

Quando riesci a trovare il tempo giusto per ogni impegno, fai tutte le tue cose per bene, ti senti soddisfatta e sei contenta di come hai vissuto la tua giornata. Per trovare il tuo tempo giusto ricordati di queste tre parole: come, quanto e quando. Prima libera le tue giornate dalle attività non essenziali, poi misura la durata di ogni impegno importante, infine scrivi in agenda quando realizzarli.

Sono tutte attività che facciamo insieme durante Tour Eiffel, il percorso individuale per migliorare il tuo rapporto col tempo e prenderti cura di te e di tutti i tuoi progetti: costruiamo attorno ai tuoi giorni una struttura organizzativa resistente e flessibile, che contenga la tua esuberanza multipotenziale lasciandoti libera di fare tutto ciò che desideri.