Esiste un viaggio particolare, un viaggio che le persone in cerca dell’agenda giusta intraprendono ogni anno. Anzi, un anno dopo l’altro. L’ho chiamato il Viaggio dell’agenda, una specie di circolo vizioso che può finire solo quando superi le difficoltà organizzative e impari a usare l’agenda ogni giorno.

Lo conosco bene, perché per tanti anni mi ci sono lasciata andare, fino a quando (nel 2016) ho deciso di realizzare la mia prima agenda organizzata su misura per le mie esigenze, abitudini e preferenze.

Il viaggio dell’agenda e l’impossibilità di usare l’agenda ogni giorno

Se cerchi l’agenda perfetta e non la trovi, se non sai che cosa, dove e come scrivere le informazioni nelle sue pagine, se ogni anno ne provi una nuova per poi stancarti e abbandonarla prima dell’estate, sei in balia del Viaggio dell’agenda: non è pericoloso, ma ti porta lontano da quella giusta per te, che ti aiuta quotidianamente e in ogni occasione.

Il Viaggio dell’agenda avviene in quattro fasi:

1. L’autunno è la fase della ricerca. A settembre inizi a cercare in cartoleria, libreria e internet un’agenda che funzioni per te, tra i modelli disponibili per l’anno nuovo. Ma nessuna ti soddisfa in pieno e continui a cercare.
2. L’inverno è la fase dell’arresa. Ormai è gennaio e gli impegni si stanno accumulando senza sosta: hai bisogno dell’agenda! Allora acquisti la meno peggio tra quelle rimaste in giro, ti accontenti e incroci le dita. Magari questa volta va bene…
3. La primavera è la fase della noia. Verso marzo-aprile inizi a dimenticarti di consultare l’agenda. Magari scrivi ancora qualche promemoria, una nota, quell’appuntamento per il mese prossimo, ma non la leggi più. Semplicemente, te ne dimentichi.
4. L’estate è la fase dell’abbandono. Le giornate si allungano, la voglia di fare diminuisce e arrivano le vacanze: l’agenda rimane nel cassetto della scrivania e ti dimentichi di lei per sempre. Fino all’autunno successivo, quando il viaggio ricomincia da capo…

Come usare l’agenda ogni giorno

L’unico modo per vivere una relazione appagante con la tua agenda e fare in modo che ti aiuti a gestire i tuoi impegni nel tempo è interrompere il Viaggio dell’agenda.

«Ma, se non l’ho fatto fino a ora,» mi chiedi, «come posso riuscirci adesso, di punto in bianco?» Perché proprio adesso ti sei resa conto di volerti organizzare meglio, di delegare a uno strumento esterno il compito di ricordare le cose da fare, di aver bisogno di pianificare i progetti importanti e di programmare delle giornate che ti assomiglino e non ti esauriscano. A me è successo così.

Per trasformare il circolo vizioso in uno virtuoso, prova a seguire questo consiglio. Prima dell’autunno, segna sul tuo quaderno dell’organizzazione che cosa funziona e che cosa no delle agende usate finora, secondo le tue:

• esigenze. Sai a che cosa ti serve l’agenda? La usi solo per lavoro o per ogni tuo impegno? Hai bisogno di un’impostazione speciale, che ti segua solo in un periodo dell’anno (per esempio se hai un impiego stagionale), oppure di una snella per segnare tutte – ma proprio tutte – le tue multi attività?
• abitudini. Come sei abituata a usarla? Segni i tuoi impegni man mano che arrivano sulla pagina del giorno oppure preferisci riunirli tutti in un unico posto (magari una lista)? Tendi all’organizzazione o all’improvvisazione? Come scrivi le cose da fare, per intero o con abbreviazioni?
• preferenze. Che cosa ti piace dell’ultima agenda provata? E con che cosa proprio non ti trovi? Preferisci avere sott’occhio tutta la settimana o dettagliare ogni attività giornaliera? Ti trovi bene con lo spazio per le note o non sai che cosa fartene?

I vantaggi di usare l’agenda ogni giorno

Se risolvi le difficoltà organizzative e impari a conoscere te stessa, le tue esigenze, le tue abitudini e le tue preferenze, interrompi il circolo vizioso del Viaggio dell’agenda e lo trasformi in un circolo virtuoso e proficuo per te. In autunno la ricerca sarà piena di successo, troverai quella giusta e per il resto dell’anno non farai altro che usare l’agenda ogni giorno. Senza più dimenticarti nulla o accavallare appuntamenti cui tieni o rimandare le tue attività: saprai sempre che cosa fare, riuscirai a portare avanti i tuoi progetti importanti e cambiare il mondo in meglio.

Prova a seguire il mio consiglio: prendi il tuo quaderno dell’organizzazione e rispondi alle domande di prima, con serenità e sincerità. Se invece senti di aver bisogno di una guida, la mia consulenza Lebombo è fatta per te.