L’agenda è lo strumento fondamentale per usare bene il tuo tempo: è utile (ti facilita davvero la vita), è versatile (fa più cose contemporaneamente, per esempio ricorda le cose da fare, registra quelle fatte, pianifica i progetti, programma le giornate, verifica i risultati) e lavora per te giorno dopo giorno. Per funzionare al meglio ha bisogno di attenzioni da parte tua: non solo è importante sapere che cosa scrivere e dove, ma anche come scrivere le informazioni in agenda.

Come non scrivere le informazioni in agenda

A scuola abbiamo imparato a scrivere sul diario il compito per intero (Italiano: leggere pagina 23 e fare sul quaderno gli esercizi 1 e 2 di pagina 24) poi con l’arrivo della ribellione creativa della giovinezza abbiamo iniziato ad abbreviare (I: p.23, 1-2 p.24 q). E a non capire più nulla delle consegne.

Forse è per questo che le agende assomigliano a giardini privati: alcuni rigogliosi di piante esuberanti, altri con distese d’erba e qualche ciuffo di fiori sporadici.

Ti lascio qualche esempio di cosa non funziona:

• frasi troppo lunghe. Iniziate nello spazio giusto (per esempio, nella riga delle 8.00 del mattino) e debordanti nei primi spazi disponibili, con corredo di frecce e asterischi fosforescenti;
• frasi troppo brevi. Più che sintetiche, sono criptiche e non basterebbe la stele di Rosetta per decifrarle;
• particolari. Se sono troppi, creano confusione; se sono pochissimi, creano mille punti di domanda;
• solo sostantivi. Le parole singole sfidano la memoria: meglio Federico o Chiedere a Federico della delega? Un verbo e un complemento (a volte anche le preposizioni) aiutano molto;
• abbreviazioni, simboli e colori. Se esageri, magari la composizione è piacevole ma il significato sfugge. Sono scorciatoie grafiche, funzionano se sono poche e hai una legenda, altrimenti ti complicano solo la vita e rendono le informazioni indecifrabili.

Le qualità di un’informazione scritta bene

Non c’è un metodo universale, ma tanti metodi quante sono le persone che usano l’agenda. Anzi di più, perché col tempo si cambia e cambia anche come la usiamo. In ogni caso, un buon metodo si basa su tre requisiti fondamentali:

1. essenzialità. Scrivi le informazioni necessarie con poche parole e quelle giuste. Abbonda con i particolari quando le appunti nella lista delle cose da fare (appena ti vengono in mente o ti sono richieste), poi snelliscile quando le segni nel giorno e nell’orario giusto;
2. comprensibilità. Non esagerare con colori, simboli e abbreviazioni: meglio pochi e sicuri, cioè quelli che ricordi con facilità o usi da tempo. È fondamentale riuscire a leggere e capire subito che cosa dice l’informazione;
3. efficienza. Le informazioni devono portarti subito all’azione, senza sprechi di tempo o memoria per interpretarla: leggi e fai. Sono punti esclamativi, non di domanda.

Ecco un mio esempio: Scrivere brutte articoli d luglio.
Mi dice subito l’azione da fare (scrivere, quindi ci vuole concentrazione), che cosa scrivere (solo le bozze, senza entrare nei dettagli) e per quale occasione (gli articoli di luglio, di cui ho già preparato il calendario editoriale in linea con i miei obiettivi). C’è un’abbreviazione (d = di), che uso dai tempi dell’università. È un’informazione chiara, non perdo tempo a interpretarla e credo sia comprensibile a chiunque la legga.

Come scrivere le informazioni in agenda ti aiuta a usarla bene

Uno strumento in ordine e pronto all’uso ti aiuta a rendere le giornate più semplici. Il compito dell’agenda è raccogliere tutte le cose da fare e ricordarti di farle al momento giusto (come un’assistente personale).

Per farla funzionare bene – e non cadere nel viaggio dell’agenda! – trova come scrivere le informazioni in agenda nel modo più comodo per te: prima osserva come scrivi le frasi, se usi scorciatoie grafiche e se ti è facile passare direttamente dalla lettura all’azione, oppure se nel mezzo ci sono minuti di panico perché non riesci a decifrare che cosa devi fare. Poi prova a modificare qualcosa, segui i tre requisiti fondamentali e prova, testa, sperimenta, finché trovi il metodo giusto per te. Se invece pensi di aver bisogno di un aiuto, dai un’occhiata alla mia consulenza Lebombo, l’ho pensata apposta per te.