Essere produttivi significa praticare, tra le altre cose, l’efficacia, cioè l’arte di sapere che cosa fare. Sapere che cosa fare significa anche dire di no ad altre: c’è chi nasce con questo dono e chi invece deve lavorarci un po’ su. Il mio strumento preferito per decidere quali attività portare avanti e quali eliminare è la Matrice del tempo; il metodo migliore per dire no in modo gentile è un insieme di tecniche spiegate bene da Sarah Knight nel suo libro.

Quando dire no

La matrice del tempo è utile per prendere coscienza di due cose: (1) come stai usando il tuo tempo, cioè se lo stai investendo in qualcosa di fruttuoso oppure sprecando, (2) come sarebbe meglio usarlo per ottenere risultati, raggiungere i tuoi obiettivi e migliorare la tua vita.

Quattro sono le azioni da fare con i quattro tipi di impegni identificati dalla Matrice del tempo:

1. azioni immediate. Risolvere subito le emergenze e gli imprevisti, e terminare subito i compiti rimandati fino all’ultimo;
2. azioni ponderate. Pianificare i progetti importanti, quelli davvero essenziali per te, ed evitare di rimandarli fino all’ultimo o di trasformarli in emergenze e imprevisti;
3. azioni complesse (coinvolgono emozioni e sentimenti spiacevoli). Delegare le urgenze altrui e dire di no alle richieste di vario tipo che ti creano fastidio e rubano tempo, energia e denaro;
4. azioni faticose (coinvolgono l’auto-disciplina). Smettere di sprecare tempo in occupazioni inutili, cambiare le cattive abitudini con altre nuove e che ti fanno bene.

Come dire no in modo gentile

A volte dire di no risulta l’azione più difficile e complicata da mettere in pratica. Perché comporta una serie di sentimenti ed emozioni poco piacevoli, che vanno dalla paura del giudizio altrui al senso di colpa, e perché non si sa come farlo senza urtare la sensibilità degli altri. Molti autori ed esperti di produttività e uso del tempo hanno dato i loro consigli per farlo con serenità ed efficacia; Sarah Knight ha dedicato un intero libro all’argomento.

I suoi principi sono:

• sincerità e gentilezza. Mai dire bugie (ricordarle è uno sforzo inutile) e mai ferire né offendere gli altri. Mentre poni i tuoi sacri e invalicabili confini, sorridi, usa verbi all’indicativo (non lasciano spazio a dubbi), non scusarti e non dare spiegazioni per i tuoi no;
• opinioni. Le opinioni personali sono inattaccabili, proprio perché non esprimono verità assolute. Tra persone mature si può andare d’accordo pur avendo pareri e valori diversi. Nei casi estremi, Sarah Knight suggerisce di esporre la propria “linea politica personale”, a prova di insistenti e attaccabrighe;
• bugie in rari casi. Quando le circostanze sono complesse e delicate (capita soprattutto con amici, conoscenti e sconosciuti), è lecito fare un’eccezione al principio di sincerità. A volte una bugia bianca risolve una situazione complicata senza conseguenze spiacevoli meglio della sincerità;
• bonus per alto rendimento. Ci sono situazioni cui decidiamo di non sottrarci, perché le conseguenze peserebbero più dei sì (molte crisi e rotture famigliari nascono da no mal digeriti). In questi casi puoi regalarti un premio speciale come ricompensa, da goderti dopo l’impegno fastidioso.

Impara a dire no in modo gentile

Imparare a dire di no è un’abilità importante e necessaria per prenderti cura di te stessa, affermare i tuoi confini, liberarti da emozioni e sentimenti spiacevoli, impiegare il tempo recuperato in attività e progetti che ti rendono felice. Da quale principio vuoi iniziare a far pratica per dire no in modo gentile? Io voglio provare al più presto la mia personale linea politica (adoro).