Se vuoi avere un’agenda organizzata, che lavori per te ogni giorno e non subisca l’interminabile Viaggio dell’agenda, è importante sapere (e decidere) dove scrivere le cose: gli impegni quotidiani, gli appuntamenti, i multi-progetti da portare avanti prima di stancartene – insomma i cosiddetti “doveri”, “piaceri” e “tutto il resto”.

Saperlo non è facile né scontato, per questo oggi ti do qualche consiglio su come fare.

«Dove scrivo le cose da fare?»

A scuola ci insegnano a scrivere sul diario i compiti per la lezione successiva: prima i maestri e poi i professori ci dicono sia l’attività da svolgere sia la scadenza, cioè il giorno entro cui farla. È facile: loro dettano, noi scriviamo. Se sbagliamo pagina è perché siamo distratti e pensiamo ad altro.

Poi, man mano che cresciamo e la vita si complica, aumentano i compiti e anche i contesti da cui scaturiscono: al lavoro, a casa, in giro, per telefono, al computer, a voce, mentre pensiamo, ricordiamo, desideriamo, prendiamo decisioni. Le occasioni sono infinite e spesso non abbiamo con noi il “diario” per raccogliere tutte queste informazioni, e nessuno che ci dica dove scriverle.

Usiamo quel che abbiamo a portata di mano: note vocali sul telefono, promemoria sul computer o su foglietti adesivi, taccuini tascabili, quaderni appositi, fogli volanti di ogni genere e tipo (spesso già scritti e scarabocchiati, il retro di biglietti, pieghevoli, scontrini).

Una serie di supporti occasionali, multiformi, evanescenti e propensi a sfuggire al momento meno opportuno, proprio quando cerchiamo l’informazione che ci serve. Così ce ne dimentichiamo e ciaopep.

Dove scrivere le cose da fare e l’organizzazione dell’agenda

Ci sono diversi tipi di informazioni, cui corrispondono diversi posti in cui scriverle.

Se hai già sperimentato diversi tipi di agende, sai già con quale impostazione ti trovi meglio e con quale no: puoi scegliere, secondo le tue necessità, abitudini e preferenze tra annuale (l’anno diviso in mesi su una o due pagine), mensile (il mese diviso in settimane su due pagine), settimanale (la settimana divisa in giorni, in colonne o righe orizzontali, su una o due pagine) e giornaliera (il giorno diviso in ore su una pagina).

Ciascuna di loro è funzionale per certi tipi di informazioni:

• progetti a lungo termine. Durano diversi mesi e sono composti da tante piccole attività da portare avanti costantemente un giorno dopo l’altro. Meglio scriverli nei calendari annuali, per avere sotto controllo tutta la situazione e organizzarli in armonia con le vacanze e i giorni in cui non lavori;
• progetti a breve-medio termine. Durano da qualche settimana a uno-due mesi, vanno nei calendari mensili per avere sott’occhio tutte le fasi con comodità;
• attività settimanali. Sia gli impegni ricorrenti (per esempio la palestra), sia gli appuntamenti occasionali e le fasi dei progetti più lunghi, scrivili nel calendario settimanale. Poter controllare le attività di tutta la settimana su due pagine ti dà una sensazione di tranquillità e sicurezza;
• impegni giornalieri. Se hai bisogno di dettagliare ogni singola attività (come faccio io, perché ho poca memoria), l’ideale è scriverli sulla pagina giornaliera, magari già suddivisa per orari, attività importanti e note aggiuntive.

Se sai dove scrivere le cose da fare, non perdi tempo a cercarle

Sapere dove scrivere le cose da fare nell’agenda è fondamentale per trovare subito le informazioni che ti servono. Perciò, raccogli tutte le informazioni sparse su note vocali, pagine volanti, foglietti adesivi che si staccano al primo refolo d’aria (giura di non farlo mai più!) e scrivi le informazioni giuste nel posto giusto della tua agenda.

Solo se sai dove scrivere le cose da fare puoi avere un’agenda organizzata, trovare subito le informazioni che ti servono, non perdere tempo a cercarle e ricordarti di ogni cosa.  Prova a seguire i miei consigli oppure, se preferisci avere una guida che ti accompagni nell’organizzazione della tua agenda, dai un’occhiata a Lebombo, la mia consulenza per organizzare l’agenda.