Ti sei mai chiesta perché a un certo punto dell’anno smetti di usare la tua agenda? Forse la trovi scomoda da usare, fatichi a starle dietro e alla fine t’infastidisce anche solo aprirla per segnare o leggere le cose da fare. È capitato anche a me. Poi mi sono resa conto che era difficile usarla ogni giorno perché, in realtà, la mia era un’agenda disordinata.

Prenditi cura della tua agenda

L’agenda è lo strumento principale per usare bene il tempo: se gli impegni e tutte le loro informazioni sono ben organizzati nella tua agenda, eviti di sprecare tempo in attività trascurabili, inutili e a volte pure dannose (alcune creano vere e proprie dipendenze).

Come ogni altro strumento ha bisogno di cure costanti per essere sempre funzionante. È come un paio di forbici: se non le pulisci ogni volta che le usi, se non le asciughi ogni volta che si bagnano, se non le affili ogni volta che si usurano, quando ne avrai bisogno non taglieranno più. Lo stesso vale per l’agenda.

Per prendertene cura e fare in modo che funzioni sempre, ogni giorno dell’anno, mantienila ordinata:

• segna subito le cose da fare (richieste, ricordi, pensieri, idee) appena le ricevi o ti vengono in mente. Per esempio, stai preparando da mangiare e ti ricordi della telefonata da fare alla tua collega domani mattina; fermati e segna al volo la cosa da fare in agenda;
• se sei fuori casa e non hai l’agenda con te, scrivi le cose da fare su un taccuino e ricopiale appena torni a casa. Per esempio, stai facendo la spesa e ti telefona un’amica per invitarti a un aperitivo; appena chiudi la telefonata, prendi taccuino e matita dalla borsa e scrivi data, orario e appuntamento;
• scrivi le cose da fare nel posto giusto dell’agenda: un nuovo progetto nella sezione dedicata, un ricordo nella lista delle attività, una richiesta di lavoro sul giorno della scadenza. Per esempio, se devi spedire un pacco alle Poste entro venerdì prossimo, segnalo nel primo giorno di commissioni prima di venerdì;
• annota le attività senza scadenza nella lista delle cose da fare, poi deciderai quando farle secondo i tuoi impegni. Per esempio, mentre controlli la lista trovi “prendere appuntamento dal dentista”; segnalo nel giorno della settimana in cui ti occupi delle telefonate;
• infine, ogni giorno verifica se hai completato le attività della giornata, sposta in altri giorni quelle né iniziate né finite, controlla che l’agenda sia sempre aggiornata.

L’agenda disordinata è scomoda da usare

Se la tua agenda è disordinata risulta difficile da usare. Proprio come una scrivania: se è ingombra di oggetti e ogni cosa è fuori posto, non ti invoglia affatto ad usarla. Piuttosto emigri in cucina, anche se c’è meno intimità ed è più difficile concentrarti.

Ecco qualche esempio di agenda disordinata:

• troppo piena. Tutta la pagina è ricoperta di scritte, la scrittura è grande, confusa e si vede che hai scritto di fretta. Non si capisce dove inizia una cosa da fare e dove termina;
• troppo vuota. Tra le pagine della tua agenda c’è l’eco. Le annotazioni sono scritte a caso, dove capita e spesso sono brevi frasi senza verbi né preposizioni, difficili da decifrare. A volte, invece delle scritte ci sono foglietti adesivi, che col tempo non tengono più, scivolano dalle pagine appena apri l’agenda e sono rimessi dentro alla rinfusa;
• difficile da decifrare. Ci sono davvero troppi simboli (asterischi, punti cerchiati, abbreviazioni, acronimi), colori (tutto l’arcobaleno degli evidenziatori, senza una vera logica e senza nemmeno una legenda per ricordarti perché li hai usati), rimandi (riquadri che incorniciano frasi, frecce che le collegano ad altre frasi, numeri, lettere dell’alfabeto) cancellature (all’inizio con il nastro correttore su cui poter scrivere, poi direttamente a penna, anche un po’ furiose).

L’agenda disordinata non funziona

Il segreto per avere un’agenda che funziona ogni giorno, facile da usare e che mai ti sogneresti di abbandonare è semplice: prenditene cura e organizzala fin dall’inizio. Se sai che cosa, dove e come scrivere le cose da fare, la tua non sarà mai più un’agenda disordinata e il disordine non ti impedirà più di usarla con soddisfazione.

Non sai com’è messa la tua agenda? Chiediti se ha alcune o tutte le caratteristiche di un’agenda disordinata e se ti prendi cura di lei.

Se invece vuoi imparare a organizzare l’agenda, a ottobre tornano i miei corsi tra cui Quella giusta: iscriviti al Bollettino di Paroladordine per ricevere tutte le informazioni!