L’agenda è come un armadio: ti serve per riporre, custodire e trovare le cose da fare. Come fossero abiti, cinture e borse acquistati e ritirati per essere usati quando ne hai bisogno. Perché l’agenda funzioni (proprio come un armadio) deve essere ben organizzata, ariosa e ogni cosa essere sempre al suo posto, perché sia facile recuperarla. In poche parole: se non sai che cosa, dove e come scrivere nella tua agenda, se è sempre disordinata e non trovi quello che ti serve, dopo un po’ ti stanchi e l’abbandoni. In questo articolo ti scrivo perché smetti di usare la tua agenda e quali sono i primi passi per non farlo più.

Perché smetti di usare la tua agenda

Come capita per ogni strumento, se è troppo faticoso starci dietro e difficile da gestire, alla fine smetti di usarla. Ti lascio alcuni tra i motivi più diffusi di questa fatica: in quale ti riconosci?

• Non trovi le informazioni che ti servono. Magari ha pagine troppo piccole o spazi ridotti e scomodi per scrivere le cose da fare in modo funzionale, cioè per far sì di trovarle e leggerle con facilità.
  Consiglio organizzativo: scegli l’agenda della stessa misura dei tuoi impegni, quindi agenda più grande per tanti impegni e agenda più piccola per pochi impegni.
• Non c’è spazio per le informazioni necessarie. Hai tanti progetti e cose da fare, ma zero pagine per segnarli in agenda. Così compri quaderni su quaderni e sparpagli le informazioni ovunque.
  Consiglio organizzativo: l’agenda ad anelli è comoda per inserire e aggiungere liste di cose da fare e di progetto, per pianificare e programmare.
• Non sei abituata a usarla. Forse prima facevi un lavoro d’ufficio e ti bastava un calendario abbastanza grande per segnare gli impegni di tutti. Però, da quando lavori in proprio, non è sufficiente.
  Consiglio organizzativo: imparare a usare l’agenda come nuovo strumento per facilitare le giornate della tua nuova vita è una delle tante capacità che i liberi professionisti sviluppano.

Come usare la tua agenda ogni giorno

Prima di imparare a usare l’agenda, è meglio chiarire che cos’è e a che cosa serve. Quindi parti da lei per conoscerla meglio, con tre semplici domande:

1. che cos’è l’agenda? L’agenda è lo strumento principale per usare bene il tempo. È un quaderno con le pagine datate su cui segnare le cose da fare, trovare subito le informazioni necessarie e ricordarti gli impegni presenti e futuri (ma anche quelli passati, quando ne hai bisogno);
2. a che cosa serve? Lo dice il nome stesso: agenda in latino significa “le cose da fare”. Serve a scrivere in un unico posto tutti gli impegni (altrimenti si perdono), pianificare i progetti e a programmare le attività. Le cose da fare, infatti, sono informazioni astratte ed esistono solo nella nostra mente: per renderle concrete, prima le scriviamo e poi, al momento giusto, le facciamo;
3. perché usarla? Perché è un modo per prenderti cura di te, delle cose che ami e delle persone con cui vivi ogni giorno. Ti aiuta a prevedere quando sei impegnata e quando sei libera, a valutare il tempo a disposizione e anticipare gli imprevisti, a controllare i risultati e i progressi, a vivere senza stress e con serenità il tuo tempo.

Se sai perché smetti di usare la tua agenda, agisci di conseguenza

Ti rendi conto di non poter rinunciare all’agenda: hai bisogno di vivere bene il tuo tempo ed è lo strumento migliore per farlo. Però fai fatica a utilizzarla, ti ci impegni ma, alla fine, l’abbandoni dopo pochi mesi e tutto si complica! Il mio consiglio è fermarti, capire perché smetti di usare la tua agenda, conoscerla meglio  e agire di conseguenza. Se hai bisogno di aiuto, giovedì 10 novembre (sì, dopodomani!) c’è il mio corso Quella giusta: fai ancora in tempo a iscriverti!

Usala ogni giorno e falla diventare la migliore alleata delle tue giornate: se gli impegni e tutte le loro informazioni sono ben organizzati nella tua agenda, eviti di sprecare tempo e inizi a passarlo in attività che migliorano la tua vita.