Una volta una persona mi ha scritto: “Non so come organizzarmi, cosa fare prima e cosa fare dopo… sono una frana!” Una delle cose più difficili per una persona multipotenziale, infatti, è capire quando fare cosa: non solo quali attività scegliere tra i tanti impegni quotidiani, ma anche in quale momento della giornata realizzarle.

Non esiste una sola regola universale valida per tutti, ma un metodo personale da costruire con attenzione, perché dipende da più fattori: innanzitutto dalle tue priorità, poi dal tuo ritmo naturale e, inoltre, dal tuo bisogno di varietà multipotenziale. Dall’incrocio di queste informazioni, puoi creare l’organizzazione che funziona per te.

Quando fare cosa secondo le tue priorità

Si inizia sempre dalle priorità, cioè quelle attività che vengono prima di altre per importanza, perché per te hanno un valore fondamentale e superiore rispetto alle altre. Trovarle ti permette di concentrarti su ciò che è davvero importante, che è in linea con i tuoi valori e con il senso che vuoi dare alla tua vita.

Lo strumento che ti aiuta a riconoscerle è la matrice del tempo. Dopodiché ecco come capire quando fare cosa:

• inizia subito a lavorare alle cose importanti e urgenti per concluderle entro la fine della settimana (per esempio, riparare un tubo che perde o scrivere un rapporto da consegnare domani). Prima le porti a termine, prima liberi la mente e le giornate;
• subito dopo concentrati sulle cose davvero importanti, cioè le tue priorità assolute. Possono essere progetti (insiemi di più attività concatenate tra loro e con un rapporto di consequenzialità, tutte indirizzate a un unico scopo finale), oppure attività (singole azioni finalizzate a un obiettivo e slegate da qualsiasi altra azione). Pianifica i progetti con la lista di progetto e programma le attività in agenda;
• quindi elimina le cose non importanti, che siano urgenti o meno. Gli impegni urgenti ma non importanti per te sono richieste da parte di familiari, conoscenti e colleghi; impara a dire di no o a delegarle per non fartene carico. Tutto il resto sono perdite di tempo.

Quando fare cosa secondo i tuoi ritmi naturali

Ognuno di noi ha un ritmo naturale che corrisponde al cronotipo, cioè la caratteristica degli esseri umani che indica la preferenza a vivere più intensamente in un periodo della giornata e a rallentare in altri. La preferenza è dovuta al naturale (e personale) livello di energia, per cui durante il picco si hanno più forze fisiche e mentali, e durante il calo si ha bisogno di tranquillità e riposo.

Ci sono diversi strumenti per trovare il proprio cronotipo, uno di questi è il test MEQ-SA (Morningness Eveningness Questionnaire – Self Assessment Version), un test di auto-verifica utilizzato in origine per migliorare l’effetto antidepressivo della terapia della luce, ma utile per prendere coscienza del proprio cronotipo.

Una volta conosciuto, ecco come capire quando fare cosa:

• svolgi attività mentalmente faticose e fisicamente pesanti nelle ore in cui ti senti al massimo e in forma;
• svolgi attività leggere e riposanti quando sei stanca e hai bisogno di dormire.

Quando fare cosa secondo il tuo bisogno di varietà multipotenziale

Tutte le persone multipotenziali hanno bisogno di variare gli interessi e i progetti cui immergersi, ed è il motivo per cui facciamo più cose alla volta e sentiamo la necessità di cambiare spesso. Ognuno di noi ha il suo bisogno di varietà, con un suo ritmo e una sua velocità: può essere sequenziale e lento, simultaneo e veloce oppure una qualsiasi combinazione tra questi due estremi.

Se non sei sicura di quale sia il tuo ritmo, puoi scoprirlo tramite il test fornito da Emily Wapnick nel suo sito. Poi, ecco come capire quando fare cosa:

• se il tuo ritmo è simultaneo e senti il bisogno di cambiare velocemente per rimanere concentrata, dividi il tuo tempo di lavoro in intervalli di 30’-60’ da dedicare ciascuno a un’attività, interesse e argomento diverso;
• se il tuo ritmo è sequenziale e non senti il bisogno di cambiare per lungo tempo, dedica tutto il tuo tempo di lavoro al tuo progetto principale;
• se il tuo ritmo è misto e più o meno sequenziale o simultaneo, dividi il tuo tempo di lavoro in giorni dedicati ad attività, interessi e argomenti diversi.

Un metodo e una regola per capire quando fare cosa

A quella persona risponderei: non sei una frana, semplicemente non hai ancora trovato il tuo metodo per capire quando fare cosa.

Per funzionare, è fondamentale che sia un metodo basato sulle tue caratteristiche personali: prima trovi le tue (vere) priorità, poi segui i ritmi naturali secondo il tuo cronotipo e infine il tuo bisogno di varietà multipotenziale (cioè quanto dura la tua attenzione su un’attività prima di passare a un’altra). Ed è proprio quello che facciamo insieme nella prima parte di Tour Eiffel, il percorso che ho studiato apposta per trovare il tuo metodo organizzativo e prenderti cura di te e di tutti i tuoi progetti.

C’è solo una regola che vale sempre, in ogni caso e per tutti: ricordati di fare sempre una cosa alla volta. Il nostro cervello non è programmato per il multitasking: poiché le attività impegnative interferiscono l’una con l’altra, è difficile o addirittura impossibile farne più di una alla volta.