Se vuoi sapere come mantenere l’agenda organizzata nel tempo, in questo articolo trovi i miei consigli.

L’agenda è lo strumento per tenere traccia delle cose fatte, registrare le attività e pianificare i progetti. Non esiste l’agenda perfetta per tutti, ma quella giusta per ciascuno di noi – con queste caratteristiche: è progettata e organizzata su misura delle tue giornate; è un’agenda (o un sistema agenda) cartacea, su cui scrivere a mano; è flessibile ed evolve insieme a te e alla tua vita.

Come ogni strumento, ha bisogno di una manutenzione periodica per funzionare bene e a lungo.

Come mantenere l’agenda organizzata: la manutenzione ordinaria

Immagina di avere tra le mani la tua agenda, quella giusta per te e le tue giornate: l’hai progettata e organizzata su misura delle tue esigenze, preferenze e abitudini, e proprio per questo rappresenta in pieno te stessa e la tua multipotenzialità. Immagina di sapere esattamente che cosa scrivere, dove e come, così da eliminare ogni confusione e renderla efficiente. Immagina adesso di iniziare a usarla: come fai a mantenerla funzionante giorno dopo giorno?

Con questi passaggi quotidiani:

• controlla le cose da fare. Meglio la sera prima, così puoi preparare quel che ti serve;
• annota le nuove cose da fare nella lista apposita (se non hanno scadenza) o nel giorno giusto (se hanno orario, data e scadenza), a mano a mano che arrivano;
• gestisci il tempo cuscinetto. È quell’intervallo programmato tra un’attività e l’altra da usare sono in caso di necessità per risolvere eventuali imprevisti ed emergenze (e se non ci sono, è tempo in più per te);
• verifica i progressi. Meglio a fine giornata, così puoi rimandare o concludere alcune cose in altri giorni (questo passaggio ti riporta al numero uno, qui sopra);
• pianifica un nuovo progetto. Non tutti i giorni, ma solo quando ne finisci uno vecchio e inizi uno nuovo (una cosa alla volta!).

La manutenzione straordinaria dell’agenda

Se la manutenzione ordinaria riguarda le attività necessarie per mantenere efficiente l’agenda, quella straordinaria comprende invece le modifiche necessarie per rinnovare o sostituire parte dell’agenda. Ti descrivo i vari passaggi.

Con i primi due crei la tua agenda:

• progetta e organizza l’agenda su misura per te e le tue giornate (vorresti tanto ma non sai come fare? Non preoccuparti, tra pochi giorni ci sarà la nuova edizione del mio corso Quella giusta, per imparare a farlo!);
• riconosci le tue priorità per perseguire solo le cose importanti per te.

I successivi servono per prepararla:

• segna i giorni di riposo e le pause (vacanze, feste, giorni speciali, tempo cuscinetto quotidiano);
• segna gli impegni fissi e ricorrenti (annuali, mensili, settimanali e quotidiani);
• pianifica i progetti importanti, cui stai già lavorando. Dividili in azioni e scadenze da segnare nei calendari;
• programma le attività che già conosci. Quelle con orario, data e scadenza;
• segna le singole attività che sai già di dover fare, nelle liste. Quelle senza coordinate temporali;

Gli ultimi sono periodici, cioè li fai quando ne senti il bisogno; i cambiamenti nella tua vita, infatti, si riflettono anche nella struttura dell’agenda:

• valuta l’organizzazione, se funziona ancora per te adesso. Per esempio, da un anno segno direttamente sulla pagina del giorno le nuove abitudini da acquisire, quindi l’habit tracker (“tracciatore di abitudini”) non mi serve più:
• modifica l’organizzazione per renderla di nuovo su misura per te. Per esempio, ho eliminato la sezione dedicata alle abitudini e aggiunto la sezione dei programmi, in cui segno le attività settimanali (ne ho bisogno perché ho iniziato un nuovo progetto lavorativo).

Come mantenere l’agenda organizzata ti aiuta a vivere bene il tuo tempo

L’agenda è lo strumento che ti aiuta a vivere bene il tuo tempo: fai una cosa alla volta, solo quelle davvero importanti per te, trovi il tuo equilibrio tra riposo, lavoro, divertimento, e segui il tuo ritmo naturale. Ma come ogni strumento anche l’agenda ha bisogno di manutenzione: quella ordinaria per mantenerla efficiente giorno dopo giorno, e quella straordinaria per rinnovare o modificare alcune parti, in linea con i tuoi cambiamenti di vita.

Quindi non ti basta impostarla una volta sola all’inizio, ma hai bisogno di sapere come mantenere l’agenda organizzata nel tempo e a lungo. Così investi ore, energie e attenzione a realizzare i tuoi desideri, soddisfare i tuoi bisogni e raggiungere i tuoi obiettivi. Insomma, a vivere la vita che davvero vuoi per te.