La prima volta che ho sentito l’espressione “ottimizzare il tempo” mi sono chiesta che cosa significasse davvero. Allora, come al solito, ho fatto un giro di vocabolario per chiarirmi le idee.

Ottimizzare significa “rendere ottimo”, portare qualcosa (in questo caso il tempo) alle migliori condizioni possibili secondo le risorse disponibili. Che tradotto nella vita di tutti i giorni vuol dire: non sprecare il tuo tempo in cose inutili, ma usalo per fare solo ciò che ti avvicina alla realizzazione di te stessa e del tuo stile di vita, senza affanno e con serenità.

Esistono delle regole generali per ottimizzare il tempo e, se le incroci con le tue abitudini e il tuo bisogno di varietà, trovi un metodo unico, su misura per te e valido sempre.

Perché ottimizzare il tempo

Prima organizzi i tuoi impegni: riunisci le attività simili, ripetitive e poco stancanti, diluisci quelle dispendiose per non affaticarti troppo, distribuisci pause tra l’una e l’altra e aggiungi un’ora di tempo cuscinetto per imprevisti ed emergenze.

Poi affini il sistema e ottimizzi il tempo, cioè fai in modo che ogni giorno sia un’esperienza ottima per te. Così eviti di sprecare tempo, attenzione, energie mentali e fisiche.

Per esempio, se hai un approccio sequenziale ai tuoi interessi, invece di dedicare un’ora a ciascun progetto (troppo poco e troppa confusione) prova a seguirne uno al giorno (più tempo e più chiarezza).

Linee guida di ottimizzazione

Ti lascio qualche dritta per ottimizzare il tempo, alcune sono regole valide per tutti e una è specifica per noi multipotenziali.

• Funzione. In ogni progetto ci sono attività entusiasmanti o noiose, tecniche o creative, speciali o ricorrenti. Se questa differenza ti pesa, dedica alcuni giorni alle attività piacevoli e altri alle incombenze.
  Per esempio, il mercoledì mi occupo delle cose tecnologiche (con cui litigo sempre) perché preferisco perdere la pazienza una volta sola invece di ogni giorno.
• Accessibilità. Ci sono momenti della giornata in cui la tua energia è al massimo e altri in cui è al minimo; se ci fai caso, sai quando impegnarti nei progetti più faticosi e quando fare qualcosa di più leggero.
  Per esempio, io funziono meglio al mattino, perciò prima mi occupo delle cose più pesanti e nel pomeriggio di quelle più facili (per me).
• Comodità. Alcune abitudini, ormai automatiche, ti rendono la quotidianità più semplice e piacevole; le fai senza pensarci, ti danno sicurezza e ti fanno godere il momento. Assecondale per “agganciare” delle attività nuove o più impegnative.
  Per esempio, al mattino appena sveglia faccio un po’ di ginnastica; ho aggiunto qualche minuto di meditazione subito dopo, quando ancora sono dell’umore giusto.
• Varietà. Sequenziale, simultanea o mista, è una caratteristica della tua multipotenzialità, che ti rende simile eppure diversa dagli altri. Se la conosci sai anche di quanti progetti hai bisogno di portare avanti ogni giorno per funzionare bene.
  Per esempio, ho bisogno di dedicare qualche ora a ogni progetto e di portarli avanti uno dopo l’altro (insieme impazzisco!), perciò ho assegnato loro un giorno diverso.

La regola per ottimizzare il tempo

Ottimizzare il tempo è un passo ulteriore, un modo per migliorare la tua organizzazione e fare sì che funzioni sempre e si adatti ai tuoi cambiamenti.

Si basa su una regola fondamentale: non sprecare le tue risorse (il tempo, la tua attenzione, l’energia fisica e mentale), bensì usarle con efficacia per ottenere i migliori risultati possibili.

Segui le poche regole pratiche, fai qualche prova, adattale alle tue abitudini e rendi il tempo un’esperienza ottima per te e per le persone con cui vivi.