I multipotenziali hanno super poteri, dice Emilie Wapnick nel suo libro Diventa chi sei, e come ogni eroe anche noi abbiamo le nostre vulnerabilità. Per esempio, la produttività personale: con così tanti progetti e novità da esplorare, se non ci organizziamo bene, rischiamo di impantanarci e non ottenere i risultati desiderati.

Ed è un peccato, perché le persone multipotenziali produttive sono multipotenziali felici: capaci di esprimere pienamente se stessi senza affanno, e in grado di essere utili e aiutare gli altri e migliorare il mondo grazie alle scoperte e connessioni tra conoscenze.

Differenza tra urgente e importante: scegliere che cosa fare

Se dovessi riassumere la produttività in poche parole, direi che è la somma di due capacità: sapere che cosa fare (efficacia) e farlo senza sprecare risorse (efficienza).

Oggi mi concentrerei sulla prima parte – decidere che cosa fare, quali impegni portare avanti nel tempo – che è già tanto! Non è sempre facile saperlo con sicurezza, soprattutto se le nuove scoperte sono così allettanti da distrarci e indurci a tralasciare (momentaneamente o per sempre) ciò che stiamo già facendo e che ci fa stare bene.

Per fortuna esiste la matrice del tempo. Alcuni la chiamano matrice di Eisenhower, perché pare che il generale, politico e presidente statunitense abbia pronunciato la frase memorabile: “Quello che è importante raramente è urgente. Quello che è urgente raramente è importante.”

La matrice del tempo aiuta a capire che cosa fare, quindi a essere efficaci. È una semplice tabella a quattro riquadri, in cui posizionare tutti gli impegni secondo il valore di urgenza e di importanza che dai loro. Il bello è che la tua matrice del tempo sarà diversa dalla mia e da quella di chiunque altro, perché il valore che diamo ai nostri impegni non è assoluto, ma relativo alle esperienze, ai desideri e ai bisogni di ciascuno di noi.

I quattro riquadri corrispondono a quattro tipi di diversi impegni: (I) urgenti e importanti, (II) importanti ma non urgenti, (III) urgenti ma non importanti, (IV) né importanti né urgenti. Per ora ci interessano i primi due.

La vera differenza tra urgente e importante

Se hai qualche dubbio, ecco come distinguere l’urgenza dall’importanza:

• l’urgenza è una necessità impellente, una circostanza che richiede interventi immediati e rapidi per non diventare critica;
• l’importanza è la capacità di una cosa, in sé o nei suoi effetti, di influire sull’equilibrio di persone e ambienti.

Immagina una vita fatta solo di cose urgenti: ti alzi presto al mattino, perché non hai terminato il documento da presentare oggi in riunione; non hai tempo per rileggerlo un’ultima volta, perché devi ancora prepararti (la colazione la farai dopo, chissà quando); non trovi il completo blu, prendi quello grigio anche se manca un bottone (pazienza, chi lo noterà?); stampi la presentazione, la infili al volo nella borsa insieme all’agenda; il telefono è quasi scarico, ma non trovi il caricabatteria (chiederai a un collega); le chiavi dell’automobile non solo nel cassetto, cerchi di ricordarti dove le hai messe l’ultima volta (eccole!); mentre esci dall’autorimessa, ti chiama al telefono la maestra dei tuoi figli, perché manca la firma sull’autorizzazione della gita di oggi pomeriggio… E avanti così, fino a sera. Come ti senti?

Immagina ora una vita fatta solo di cose importanti: ti alzi presto al mattino perché ti piace mangiare con calma e prenderti cura di te stessa; indossi il completo blu, preparato ieri sera; controlli un’ultima volta gli impegni del giorno e se hai già tutto (la presentazione – letta, corretta, stampata – è nella borsa, l’autorizzazione della gita dei bambini è firmata); il telefono è carico e il caricabatteria già nella borsa (non si sa mai); prendi le chiavi dell’automobile dal cassetto e ti avvii verso l’ufficio; dopo la riunione (andrà benissimo, sei preparata), pranzerai con le amiche e poi andrai a salutare i bambini alla partenza. Sarà una buona giornata… E adesso, come ti senti?

Come essere multipotenziali efficaci

Ti lascio qualche dritta per aumentare la tua efficacia: provale tutte o una sola, come preferisci e ti senti; magari inizia dalla prima e pian piano integra anche le altre.

• Elimina le urgenze derivate dalla procrastinazione. Col passare del tempo tutte le attività rimandate per indecisione, paura, pigrizia, insicurezza si trasformano in urgenze, cose da fare “per ieri”. Consiglio: liberati di loro il più in fretta possibile, dedica i prossimi giorni a completarle e cancellarle dalla tua lista. In questo modo risparmi ore di tempo che puoi dedicare alle cose davvero importanti.
• Pianifica le cose importanti. Eccoci! Questa è la parte fondamentale: gli impegni importanti, di qualsiasi natura siano (lavorativi, personali, familiari o casalinghi) di solito non sono urgenti, ma rischiano di esserlo se li tralasci per troppo tempo (vedi sopra). Consiglio: dividili in piccole attività, da segnare ogni giorno e portare avanti con regolarità. Ci vuole costanza e pazienza per ottenere i risultati desiderati.
• Lascia il tempo per le vere urgenze. Ma come, non le avevamo già eliminate?! Non tutte. Oltre alle urgenze create dalla nostra procrastinazione, ci sono anche i falsi imprevisti (quelli prevedibili, da prevenire con l’organizzazione), i veri imprevisti e le emergenze imperscrutabili e inaspettati.

Impara a riconoscere la differenza tra urgente e importante

Forse la produttività personale non sarà mai un tuo super potere, ma può diventare una tua capacità. Se sperimenti e ti impegni, puoi imparare a essere produttiva, a decidere che cosa fare ogni giorno, a organizzarti per portare avanti le tue ricerche e vivere ogni aspetto della tua vita con serenità (o, almeno, senza affanno), a essere felice e soddisfatta.

Se ti senti bloccata e non sai quale progetto iniziare in questo momento, prova la matrice del tempo per riconoscere la differenza tra urgente e importante, e le azioni da fare subito dopo. Se invece preferisci essere accompagnata in questa esperienza, sarò ben felice di aiutarti con il mio percorso Tour Eiffel.