Ho conosciuto per la prima volta il metodo kanban quasi per caso. Non sapevo proprio che cosa fosse e a che cosa servisse, allora l’ho studiato e cercato di capire come applicarlo nell’organizzazione quotidiana mia e delle persone multipotenziali con cui lavoro. Ma una cosa posso dirti con sicurezza: kanban e multipotenziali vanno molto d’accordo! Perché è un ottimo modo per avere sotto controllo i tuoi progetti e sapere sempre a che punto si trovano.

Che cos’è il metodo kanban

Kanban è un termine giapponese e significa “cartello”. È un cartellino quadrato che riporta le informazioni necessarie per produrre, acquisire o spostare componenti e materiali all’interno di un’industria: trasmette informazioni (organizzate secondo un sistema preciso) all’interno dell’azienda e gestisce gli ordini di componenti e materiali in modo automatico. Ne esistono anche versioni informatiche.

Il metodo kanban è uno strumento di produzione industriale, in particolare della produzione just-in-time (JIT, “giusto in tempo”) che fornisce solo i prodotti richiesti e si concentra sul miglioramento continuo (sforzarsi costantemente per migliorare prodotti, servizi e processi) e sulla riduzione degli sprechi (di beni, tempo e denaro).

Fu ideato negli anni Cinquanta da Taiichi Ohno, ingegnere e dirigente industriale giapponese, per affrontare e superare la crisi economica del secondo dopoguerra con lo scopo di gestire le scorte con razionalità e secondo la domanda, mantenerne fluido il rifornimento ed eliminare l’eccedenza di produzione.

Metodo kanban e multipotenziali

Il kanban può essere usato per migliorare anche la produttività personale e per portare avanti più progetti contemporaneamente. La versione più semplice da utilizzare è composta da una bacheca divisa in tre colonne dedicate allo stato di avanzamento delle attività (da fare, in atto e fatto), e dalle schede di attività, cioè foglietti adesivi su cui sono scritte le singole attività del progetto.

Ecco come usarlo quando inizi un nuovo progetto:

• dividi il tuo progetto in singole attività da completare in sequenza, una alla volta;
• scrivi ogni attività su un foglietto adesivo (un foglietto = un’attività);
• all’inizio del progetto attacca tutti i foglietti nella colonna da fare;
• quando inizi una nuova attività, sposta il foglietto corrispondente nella colonna in atto;
• quando la completi, attacca il suo foglietto adesivo nella colonna fatto;
• procedi allo stesso modo con l’attività seguente, fino al completamento del progetto.

Il metodo kanban è utile per le persone multipotenziali che vogliono portare avanti più progetti contemporaneamente, perché ti permette di sapere sempre a che punto ti trovi di ogni tuo progetto (singolarmente e insieme) e che cosa fare di volta in volta. Soprattutto ti aiuta a stimare correttamente il tuo tempo, a scegliere i progetti da portare avanti (due o al massimo tre), a migliorare la concentrazione e il flusso di lavoro.

Kanban e multipotenziali: più progetti realizzati

Se anche solo una volta nella tua vita ti sei sentita bloccata perché hai troppi progetti iniziati e mai finiti, ti consiglio di provare il metodo kanban. Il cuore di questo metodo è infatti dedicare la tua attenzione a un’attività specifica e concluderla; solo dopo puoi passare a un’altra.

Per questo metodo kanban e multipotenziali sono fatti per lavorare insieme: ti aiuta a procedere un passo alla volta, a cancellare la confusione da “non-so-che-cosa-fare-adesso” e a sapere sempre dove ti trovi in ogni momento senza perderti mai.

P.S. L’immagine che vedi qui sopra, all’inizio della pagina, è lo sfondo-kanban per il computer che ho realizzato per te. Lo trovi nella Sezione segreta della Biblioteca, pronto per essere scaricato e usato! Per accedervi hai bisogno della parola d’ordine, la invio insieme al Bollettino alla fine di ogni mese.