La matrice del tempo è uno strumento formidabile, ti aiuta a fare chiarezza nelle tue priorità e a sapere sempre che cosa fare, in ogni occasione della tua vita – anche nelle più difficili. Usi la matrice del tempo e le urgenze non sono più fonte di stress.

Le urgenze non sono tutte uguali, ce ne sono di diversi tipi: alcune volte sono simili tra loro, spesso hanno un’origine diversa. Alcune sono importanti per te, altre non lo sono; su alcune hai il potere di cambiarle, su altre hai il potere di adattarti e fare del tuo meglio. Oggi ti parlo delle urgenze importanti.

La matrice del tempo e le urgenze importanti

Nel primo riquadro della matrice del tempo ci sono tutte le cose urgenti e importanti. Le ho suddivise in quattro categorie:

• le cose importanti rimandate da troppo tempo. Sono importanti per te e per la tua vita, ma le hai procrastinate per così tanto tempo da esserti ridotta agli ultimissimi istanti. Adesso è tardi e rischiano di trasformarsi in imprevisti o, peggio, in emergenze. Per esempio: rimandi per mesi una visita medica “antipatica” e il fastidio si trasforma in qualcosa di più grave;
• i falsi imprevisti. Li ho chiamati così perché in realtà li crei tu stessa (ops), quindi sono prevedibilissimi. Sono quei contrattempi che riesci a prevenire (e quindi eliminare) con una buona organizzazione personale. Per esempio: la macchina si ferma nel bel mezzo di una strada trafficata, perché non hai ancora fatto carburante (vita vissuta);
• i veri imprevisti. Li differenzio dai primi perché sono eventi che davvero non puoi prevedere: cioè, non dipendono da te, non puoi conoscerli in anticipo nel dettaglio, ma sai che possono capitare. Ormai hai abbastanza esperienza e sai quali potrebbero accadere nei vari ambiti della tua vita. Per esempio: hai un appuntamento in un’altra città e la sera prima di partire scopri che c’è sciopero dei treni;
• le emergenze. Sono accadimenti del tutto imprevisti, inimmaginabili e fuori dal tuo controllo. Urlano a gran voce per avere tutta la tua attenzione, e non puoi fare a meno di dargliela. Non credo ci sia molto da spiegare, ne stiamo vivendo alcune in questi ultimi anni.

Che cosa fare con le urgenze importanti?

Falle subito e completale al più presto (entro questa settimana!). Poi, riparti da zero: riconosci le tue priorità, pianifica di conseguenza le attività importanti per te e portale avanti ogni giorno con costanza. In questo modo eviti che si formino altre urgenze simili.

Migliora la tua organizzazione per prevenire i falsi imprevisti: basati sulla tua esperienza, nota cosa puoi migliorare, trova il metodo giusto per te e fai in modo di non crearti degli intoppi spreca-tempo da sola. In questo modo eviti che se ne formino altri.

Lascia tutto e dai la precedenza agli imprevisti e alle emergenze: non solo sono urgenti, ma anche importanti e hanno bisogno della tua attenzione e del tuo tempo per essere risolti il più in fretta possibile. Capitano all’improvviso e a volte si protraggono nel tempo, anche per molto. Ti consiglio di lasciare almeno un’ora ogni giorno per far fronte agli imprevisti (l’ho chiamato tempo cuscinetto, perché si frappone tra due periodi della giornata densi di impegni).

La matrice del tempo e le urgenze: sai sempre che cosa fare

Usa la matrice del tempo e le urgenze non ti metteranno più in crisi, perché saprai sempre che cosa fare e come agire, in ogni momento della tua giornata, anche nelle occasioni più difficili e complicate. Se non conosci questo strumento e vuoi imparare a usarlo, dai un’occhiata al mio nuovo corso Elicriso.

Le urgenze del primo quadrante della matrice del tempo sono di diversa natura, alcune puoi prevenirle con una buona organizzazione e pianificazione, altre puoi accoglierle lasciando del tempo cuscinetto apposta per loro (se poi non si presentano – come speriamo – puoi usare quel tempo come meglio credi).

Prima ti occupi delle emergenze e prima puoi dedicarti alle cose davvero importanti per te, vivere secondo i tuoi valori ed esprimere pienamente la tua multipotenzialità.