Secondo te quali e quanti strumenti servono per essere multipotenziali produttivi?

Misurare il tempo è un’abitudine degli esseri umani. Fin da quando abbiamo sentito il bisogno di organizzarci, abbiamo capito che sapere in anticipo quando accade un avvenimento ciclico, quanti giorni mancano a quell’evento e quanto dura è una conoscenza molto utile per prepararci nel miglior modo possibile. Nel Paleolitico usavamo pietre o ossi intagliati, oggi utilizziamo “orologi intelligenti” (o smart watch) multifunzionali; nel mezzo ci sono migliaia di anni di strumenti sempre più raffinati, precisi e tecnologici.

Per organizzarti e fare progressi con i tuoi multi-progetti ti basta misurare il tempo con un pomodoro e un’agenda.

Multipotenziali produttivi con un pomodoro

Il pomodoro è il contaminuti da cucina usato nella Tecnica del Pomodoro, il metodo per migliorare la produttività personale inventato da Francesco Cirillo e basato sui blocchi di tempo. In breve, un pomodoro corrisponde a venticinque minuti di attività, cui seguono cinque minuti di pausa e, dopo quattro pomodori (quindi due ore), una pausa di quindici-trenta minuti. (La versione lunga e completa, la trovi nei due articoli che le ho dedicato.)

La Tecnica del Pomodoro è davvero semplice, eppure è perfetta per risolvere molti problemi:

• di concentrazione. Per un intervallo di tempo elimini ogni distrazione e ti dedichi solo ed esclusivamente a un compito;
• di tempistica. Riesci a calcolare il tempo necessario per compiere un’attività dalla somma dei pomodori utilizzati;
• di stima. Con l’utilizzo, puoi stimare le tempistiche e capire quando impieghi più o meno tempo, secondo le tue forze;
• di risultati. Man mano che procedi, ti rendi conto di poter completare un’attività in meno tempo e quindi di raggiungere prima i tuoi obiettivi.

Multipotenziali produttivi con un’agenda

L’agenda è la tua. Meglio se è ad anelli, così puoi inserire i fogli su cui registrare a fine giornata il numero di pomodori utilizzati per svolgere ogni tua attività e quante interruzioni hai avuto. Tutte informazioni utili per migliorare la tua produttività: rileggile, confrontale tra di loro, senti che cosa ti dicono (“Qui ti sei un po’ persa via”, “Oggi sei andata come un treno, brava!”, “Perché ieri hai impiegato un’ora in meno di oggi a fare la stessa cosa?”).

Hai mai provato a usare la tua agenda come base per la Tecnica del Pomodoro? Se la cosa ti incuriosisce, prova a fare così:

1. sulla pagina del giorno, accanto alla riga di ogni cosa da fare traccia una X per ogni pomodoro utilizzato, cioè dopo ogni trillo del contaminuti;
2. quando hai fatto pratica e ti sei abituata a usare questo metodo, disegna un quadrato per ogni pomodoro stimato, cioè prima di iniziare il compito;
3. alla fine della giornata lavorativa riporta sul foglio delle registrazioni i quadrati utilizzati, verifica che le stime siano state giuste e ragiona su queste informazioni.

Cosa significa (davvero) essere produttivi

La Tecnica del Pomodoro non è solo uno strumento per rimanere concentrata su ciò che stai facendo, ma ti aiuta anche a: misurare lo sforzo, cioè l’impegno dedicato a ogni attività; riconoscere le tue capacità e calibrare le tue giornate di conseguenza; migliorare le tue prestazioni e fare di più in meno tempo; rendere più semplici ed efficienti i tuoi processi di studio o lavoro ed eliminare le perdite di tempo.

Con due sole (mie) note:

• fare di più in meno tempo significa utilizzare quel tempo in più per godersi tutto il resto. Tutto il resto è l’insieme di piccole gioie, meraviglie e sorprese che la vita quotidiana ci riserva se solo, tutti presi dai nostri multi-progetti, ci prendiamo il tempo per notarle;
• le perdite di tempo o, peggio, gli sprechi di tempo sono quelle attività che ci prendono minuti senza darci nulla in cambio; sono come le cianfrusaglie: non servono a nulla e non ci piacciono nemmeno. Mai e poi mai gli sprechi di tempo avranno a che fare con tutto il resto.

Pochi strumenti (ma buoni) per diventare multipotenziali produttivi

Non c’è bisogno di una tecnologia sofisticata per riuscire a fare di più in poco tempo, evitare gli sprechi e dedicarti alle cose davvero importanti. Bastano solo due strumenti, facili da usare ed efficaci nella loro semplicità, per diventare multipotenziali produttivi.

Lo so, disegnare quadrati, registrarli, contarli e trarne conclusioni illuminanti può essere una cosa noiosa – soprattutto a fine giornata, quando vuoi solo ricaricare le energie, rilassarti o divertirti un po’. Però con un minimo d’impegno al giorno, pochi minuti e ancora un pizzico di attenzione, riesci a migliorare i tuoi risultati e liberare tempo da dedicare a ciò che vuoi.