Conoscere le tue priorità ti permette di usare bene il tempo e non sprecarne nemmeno un secondo per cose inutili. Ma è difficile: non solo distinguere le priorità dalle cose che non sono importanti, ma anche le vere priorità da quelle false. Per fortuna esiste uno strumento semplice e facile da usare che ti può aiutare: la matrice del tempo.

Che cos’è la matrice del tempo e come usarla

È uno strumento per riconoscere le tue priorità, secondo il valore di importanza e urgenza che dai ai tuoi impegni. È un quadrato diviso da una croce in quattro quadrati più piccoli, i quadranti. La linea mediana verticale segna il valore di importanza, che aumenta dal basso verso l’alto, mentre la linea mediana orizzontale segna il valore di urgenza, che aumenta da destra a sinistra.

I quattro tipi di attività raggruppate nei quadranti sono:

1. importanti e urgenti. Sono fonte di crisi e di stress: sono qui perché le hai rimandate per troppo tempo e ora ti ritrovi a correre per terminarle;
2. importanti ma non urgenti. Se le porti avanti con regolarità, migliorano la tua vita, in ogni aspetto. Spesso le rimandi, perché non sono urgenti;
3. non importanti ma urgenti. Ti rubano tempo, perché non sono importanti per te ma per gli altri. Sono i tuoi “sì” alle richieste altrui diventate altri impegni in più;
4. né importanti né urgenti. Sono solo uno spreco di tempo: non ti portano né utilità (quindi non servono a nulla) né benefici (anzi possono anche trasformarsi in pericolose dipendenze).

Solo tu puoi dare il valore di importanza e urgenza a ogni tuo impegno, e nessun altro può farlo al posto tuo. Le attività importanti sono le più sfuggevoli e meno visibili, perché riguardano gli obiettivi e i risultati; ti impegnano molto, sia a cercarle sia a portarle avanti con costanza. Potrebbero essere i classici buoni propositi di fine dicembre-inizio gennaio, quelli che evaporano appena la vita frenetica di ogni giorno prende di nuovo il sopravvento. Quelle urgenti, al contrario, sono molto visibili, pressanti (e stressanti), e segnano il ritmo delle tue giornate.

La matrice del tempo ti aiuta a capire che cosa fare

È un metodo pratico e veloce per riconoscere le tue priorità e poi decidere come agire di conseguenza. È una specie di vademecum da portare sempre con te, consultare ogni volta che ti senti sopraffatta dalle cose da fare e non hai le idee chiare su come procedere; utilissimo nei periodi di cambiamento. Sono i quadranti a dirti che cosa fare con i tuoi impegni.

Prima considera gli impegni dei due quadrati inferiori: lì si trovano tutte quelle attività per nulla importanti per te. Sono perdite e sprechi di tempo che ti bloccano tra insoddisfazione, frustrazione e sensi di colpa. Trova qualcuno che possa fare al posto tuo gli impegni del terzo quadrante, e inizia a dire “no” con gentilezza e fermezza alle richieste altrui. Elimina le cose del quarto quadrante senza sensi di colpa, cambia abitudini e migliora la tua disciplina per evitali a priori.

Poi considera gli impegni inseriti nei due quadrati superiori: lì si trovano tutte quelle attività importanti e più o meno urgenti. Sono quelle che ti portano dove vuoi andare, i mezzi per raggiungere i tuoi obiettivi e ottenere i risultati che desideri. Scegli di fare e portare avanti solo le attività importanti dei quadranti I e II: occupati subito delle cose importanti e urgenti (sono quelle che rimandi da tempo, ma anche gli imprevisti imprevedibili e le emergenze – che hanno la precedenza su tutto), poi pianifica per tempo quelle non urgenti, ma così importanti che, se le porti avanti con costanza e pazienza, ti cambieranno la vita.

La matrice del tempo cambia insieme a te

Il primo passo per organizzarti e usare bene il tempo è sapere quali sono le tue priorità. Ma avere le idee chiare non basta, c’è bisogno di un passaggio in più: agire di conseguenza. La matrice del tempo è uno strumento semplice che ti aiuta in entrambe queste fasi: lei ti dà le indicazioni e tu ci metti tanto del tuo.

Probabilmente avrai delle vecchie abitudini da sostituire, altre nuove da instaurare, sensi di colpa (enormi come crateri) da superare, procrastinazioni da evitare, nuovi modi di organizzarti da imparare. Ma si può fare e, se da sola non te la senti, c’è il mio percorso Tour Eiffel con cui ti aiuto e guido passo dopo passo.

Il bello è che, una volta imparato come funziona, puoi usare la matrice del tempo in autonomia quando vuoi: utilizzala per aggiornare le tue priorità a ogni cambiamento (noi multipotenziali cambiamo spesso!), così saprai sempre che cosa fare e spenderai il tuo tempo nel miglior modo possibile.