Nel settore dedicato all’organizzazione personale della mia libreria, c’è Detto, fatto! di David Allen, uno dei primi libri che ho letto e studiato sul tempo e sulla produttività personale.

Nel testo l’autore insegna l’arte dell’efficienza, cioè l’arte di fare le cose senza sprecare risorse e tempo, con il suo metodo GTD, acronimo di Getting Things Done (più o meno, “portare a termine le cose”). Lo descrive con meticolosità nelle tre parti del libro, ciascuna dedicata a una prospettiva diversa: l’arte di fare le cose, produttività senza stress e l’efficacia dei principi chiave.

“Detto, fatto!” di David Allen e il metodo GTD

David Allen ha sviluppato il metodo GTD durante la collaborazione con Dean Acheson, consulente di gestione del cambiamento e suo mentore. Acheson aveva individuato come ostacoli al cambiamento sia i cosiddetti cerchi aperti sia la tendenza a evitare di prendere decisioni. A questo Allen aggiunse il suo interesse per lo “spazio libero”, cioè la capacità del cervello umano di liberarsi dalle distrazioni e concentrare l’attenzione.

Allen ha inventato il metodo Getting Things Done per gestire il flusso di lavoro in cinque fasi successive: raccogliere, esaminare, organizzare, verificare, fare.

1. Raccogliere tutto il materiale che richiede attenzione. Prima raccogli tutte le informazioni riguardo alle questioni in sospeso in un contenitore a portata di mano, da svuotare regolarmente.
2. Esaminare ogni cosa per decidere che cosa farne. Poi le esamini per capire che cosa sono e se le puoi fare subito oppure se eliminarle, rimandarle, delegarle o archiviarle.
3. Organizzare i risultati. Quindi organizzi le informazioni: le trascrivi in diversi tipi di liste, nell’agenda o le archivi come materiale da consultare.
4. Verificare le possibilità. Verifica le liste e gli archivi almeno una volta alla settimana. Raccogli ed esamina il nuovo materiale e mantieni il sistema aggiornato.
5. Fare. Infine prendi decisioni e agisci. Lo scopo del metodo, infatti, è aiutare a prendere decisioni: ogni momento, ogni giorno e in generale nella visione d’insieme della propria vita.

Che cosa mi è piaciuto

Con questo libro David Allen mostra come avere tutto sotto controllo, mantenere la serenità e portare a termine i progetti importanti con il minimo sforzo, buon senso e seguendo il funzionamento naturale del nostro cervello. Per liberare la mente dalle cose da fare e farle c’è bisogno di una buona gestione del lavoro e di un’attenta pianificazione.

La pianificazione avviene tramite due gestioni diverse:

• il controllo orizzontale. Permette di gestire tutte le cose da fare contemporaneamente con le cinque fasi del metodo Getting Things Done, descritte sopra;
• il controllo verticale. Aiuta a gestire tutte le cose da fare di un singolo progetto: identificarne lo scopo e definirne i principi guida (perché vuoi far succedere qualcosa), visualizzarne il risultato (immagina come farla accadere), generare nuove idee pertinenti, organizzarle in una struttura coerente e decidere le prossime attività necessarie per trasformare le idee in realtà.

Il controllo verticale si basa sul modello di pianificazione naturale, cioè segue le cinque fasi attraverso cui il nostro cervello procede quando parte da un’idea e arriva a realizzarla e renderla concreta.

Che cosa ho imparato da “Detto, fatto!” di David Allen

Ho imparato a gestire le informazioni sulle cose da fare che, giorno dopo giorno (per non dire momento dopo momento!), si accumulano in testa e distraggono la mia attenzione. Grazie al suo metodo, ho avuto l’idea di realizzare la mia prima agenda ad anelli fai-da-te: ogni anno la progetto e l’organizzo per avere ogni informazione registrata e archiviata in sezioni e liste ben distinte e funzionali.

Non solo, di “Detto, fatto!” di David Allen mi affascina la descrizione del modello di pianificazione naturale (te ne scriverò presto): per me è un libro da leggere e rileggere, perché ricco di spunti di riflessioni e di sistemi da mettere in pratica.