Ruota della vita, ruota delle emozioni, bicchieri d’acqua, fasi lunari, umore del giorno, tre cose per cui essere grata, frasi motivazionali, poesie, pensieri, ricordi, idee, entrate e uscite di denaro, libri letti e da leggere… Quando trovo agende piene di queste cose, ho un sussulto. L’agenda non è un contenitore, ma uno strumento organizzativo: se la riempi di cose che non c’entrano nulla con l’organizzazione dei tuoi impegni, come può funzionare?

L’agenda non è un contenitore

Ci sono due modi per riempire l’agenda come fosse un contenitore dell’indistinto: metterci cose che non c’entrano col tempo oppure troppe cose che c’entrano.

1. In internet si trovano tanti consigli su come “organizzare” l’agenda, molti dei quali abbondano con informazioni che non hanno nulla a che fare con l’uso del tempo. E ogni volta mi chiedo: «Ma come fanno a trovare tutti gli appuntamenti, le attività, i progetti e le scadenze? Come fanno a organizzarsi?!» Ti faccio un esempio. Mi piace tenere traccia dei libri letti e da leggere, ma uso due quaderni appositi: uno ad anelli per i primi (li divido per mese e alla fine dell’anno conto quanti sono – ehm) e uno piccolissimo per gli altri, che tengo in borsa pronto all’uso. Se scrivessi in agenda anche queste informazioni, creerei confusione e toglierei spazio a ciò che davvero mi serve. Ci sono altri posti per segnare tutte queste informazioni, come il diario personale, quaderni e taccuini, i raccoglitori, il kakebo.
2. Ho visto agende cui manca l’aria per respirare. Piene zeppe d’impegni, appuntamenti, cose da fare, scadenze, attività, incombenze… Tutte scritte fitte fitte, magari anche con foglietti adesivi che migrano da una settimana all’altra. Mi sento soffocare solo a guardarle, e mi chiedo: «Come mai si sentirà la persona che la usa?» Per esempio, ho conosciuto Adele e le sue due agende, una per le attività della famiglia e una per il lavoro. Entrambe grandi e piene zeppe di cose da fare, come se cercasse di esaudire un desiderio segreto: avere giornate di quarantotto ore, per riuscire a fare tutto, tutto, tutto. Ma è impossibile compiere tutte le cose che vengono in mente di fare, e la maggior parte delle volte non è nemmeno necessario. Invece di usare due agende, è più comodo e naturale imparare a scegliere quali attività svolgere nella propria vita.

L’agenda è uno strumento organizzativo

Per farla breve, nell’agenda va qualsiasi cosa abbia una data, un orario o una scadenza: impegni, compiti, attività, appuntamenti, azioni, progetti. Perché l’agenda è lo strumento fondamentale per organizzarti, usare bene il tempo e seguire le tue priorità.

Ti lascio due consigli per sfruttare al meglio l’agenda: segui quello che preferisci e poi, se ti va, scrivimi per raccontarmi com’è andata.

• Usa l’agenda come una carta geografica: le pagine che rappresentano l’anno, i mesi, le settimane e i giorni ti aiutano a “vedere” il tuo tempo. Quando prendi un appuntamento, confermi una richiesta o programmi un’attività nell’agenda, “vedi” se la tua giornata è già piena di cose da fare, se rimandare a un momento migliore oppure se l’occasione è giusta. “Vedi” se quel giorno è stancante o riposante, se poi avrai bisogno di recuperare energie o se non ce n’è bisogno. “Vedi” quando sei in vacanza e non ci sei per niente e nessuno.
• Usa l’agenda per scoprire quali sono le tue priorità e seguirle. Quando le cose da fare superano le righe di una pagina, suona un campanello d’allarme e ti chiede: «Sei sicura che siano tutte cose importanti per te?»). Se ci pensi bene, alcune richieste sono importanti per gli altri, ma ti rubano tempo prezioso; certe attività ti danno sollievo, ma ti distraggono e fanno sprecare tempo; le urgenze “improvvise” mandano all’aria i piani e ti regalano solo ansia. Capisci che le attività che contano, quelle da scrivere in agenda, sono quelle che ti permettono di esprimerti e ti fanno stare bene a lungo.

L’agenda è uno strumento organizzativo per vivere bene

Per avere un’agenda che funziona ogni giorno, scrivici solo le cose davvero importanti per te e per usare bene il tuo tempo. Poi ti accorgerai di questo: man mano che la usi, impari a conoscerti, a sentire che cosa conta davvero, a capire come vuoi spendere il tuo tempo e a organizzare ogni cosa secondo i tuoi ritmi. Impari a ottimizzare il tuo tempo per trarre il meglio da ogni occasione.

Senti di aver bisogno di un aiuto per trasformare la tua agenda in un vero e proprio strumento organizzativo? Dai un’occhiata alla mia consulenza Lebombo, è fatta apposta per te.