È autunno, la stagione della ricerca: il momento giusto per scegliere la nuova agenda.

Prima di iniziare a cercarla, però, è meglio avere le idee chiare su come dev’essere fatta perché funzioni bene per te. Ti servono la ruota della vita, la mappa delle emozioni, i bicchieri d’acqua, le liste delle cose da fare, pagine vuote per le note, gli obiettivi, le tre cose per cui sei grata, il diario?

Se tutte queste opzioni ti mandano in confusione, ti consiglio di lasciarle perdere e di cominciare dalle basi.

Scegliere l’agenda nuova: che cosa non deve mancare

Il mio consiglio spassionato è: se non sai da che parte iniziare a scegliere la tua agenda, comincia dalle basi. I modelli basici sono come i capi di vestiario classici: essenziali, efficaci e sempre di moda.

Con gli anni, infatti, alle classiche agende se ne sono aggiunte altre più o meno elaborate, ricche di tabelle, elenchi, pagine bianche da riempire e colorare e su cui ragionare… Sembrano più organizzate, capaci di accompagnarti per mano attraverso gli imprevisti di un anno intero e renderti più forte, più produttiva, più te stessa. Poi, mentre le usi, ti accorgi di trovarle noiose, invadenti e, soprattutto, una continua fonte di distrazione.

Queste sono le caratteristiche fondamentali di un’agenda buona per te, la tua quotidianità e i tuoi progetti:

• il calendario annuale, necessario per avere una visione d’insieme delle stagioni, dei giorni in cui non lavorerai (vacanze, ponti, chiusure aziendali, anniversari, ricorrenze, necessità), degli appuntamenti ricorrenti e degli impegni pianificati;
• la tabella mensile, fondamentale per programmare tutte le attività mensili (non solo quelle di lavoro, ma anche di divertimento e riposo), inserire nuovi appuntamenti e impegni futuri, pianificare le varie fasi dei progetti per portarli avanti contemporaneamente;
• la visione giornaliera o settimanale (dipende dal numero dei tuoi impegni e dalle tue preferenze), indispensabile per programmare le tue giornate, dividerle in blocchi di tempo e in categorie di attività omogenee tra loro (per impegno mentale o fisico, per durata, per luoghi);
• la lista delle cose da fare, necessaria per ricordare le attività ricorrenti, quelle che si aggiungono ogni giorno, ti vengono in mente all’ultimo minuto o ti sono richieste da altri;
• la lista dei progetti, basilare per ricordare quali e quanti progetti stai portando avanti e a che punto ti trovi.

Che cosa puoi aggiungere

Nelle agende classiche c’è il minimo necessario per segnare appuntamenti, ricorrenze, impegni, scadenze, attività. Di solito mancano le liste, che invece sono una parte imprescindibile e cruciale per l’organizzazione delle cose da fare nel tempo; e anche altri strumenti altrettanto importanti, soprattutto se ti senti sopraffatta dalle tante cose da fare e vuoi trovare il tempo per i tuoi progetti e le cose che ti fanno stare bene. In questo caso il mio consiglio è: se manca, aggiungi.

Questi sono le parti indispensabili da aggiungere per completare l’agenda classica:

• un quaderno esterno, fondamentale per conservare tutte le liste delle cose da fare quotidiane, mensili e annuali (magari divise per stagioni), dei progetti e di controllo. Per me il più comodo è il quaderno ad anelli, perché puoi dividerlo in sezioni e organizzarlo come preferisci;
• un calendario esterno, comodo non solo per condividere gli impegni con altre persone (famiglia o squadra di lavoro), ma anche per pianificare le singole fasi dei progetti, programmare le attività e verificare il loro andamento. Appendilo in un punto bene in vista;
• gli strumenti per le priorità, vitali per essere certa di dedicarti alle cose più importanti per te adesso e ai tuoi progetti prioritari. Le priorità cambiano in continuo e ogni giorno ti vengono in mente nuovi progetti, ma con gli strumenti giusti ti organizzi bene e resisti alle tentazioni scintillanti.

Ora sei pronta a scegliere la nuova agenda

Elimina la confusione e fai chiarezza: a te serve un’agenda basilare e funzionale, che ogni giorno ti aiuti a fare solo le cose importanti, a trovare il tempo giusto per te e le cose che ti fanno stare bene, a portare avanti i tuoi progetti e a vivere il tuo tempo con serenità.

Adesso sei pronta a scegliere la nuova agenda: semplice, essenziale ed efficace.