Ormai sono nove anni che realizzo da sola la mia agenda. Prima ero sempre indecisa tra i vari modelli in commercio, sceglievo la meno peggio all’ultimo momento e mi accontentavo. Adesso invece mi diverto a progettarla, realizzarla e organizzarla secondo le mie abitudini, preferenze e necessità. Oggi ti racconto come ho organizzato l’agenda del 2024.

Come ho progettato l’agenda 2024

Come ogni anno, anche questa estate ho progettato l’agenda per l’anno nuovo. Mentre la uso, prendo nota delle cose che non funzionano e di quelle che potrebbero funzionare meglio, faccio qualche ricerca in Internet per curiosare tra le novità e poi, con calma, decido come modificare il modello-base, che ormai uso da nove anni. L’agenda infatti cambia insieme a me.

A settembre ho preso carta e penna, e questo è il mio progetto:

• calendario annuale. Su due pagine, diviso in quattro colonne corrispondenti ai quattro trimestri (con tre mesi per ogni colonna). È lo stesso modello, ma ho aggiunto il numero delle settimane (utile per il metodo “un anno di dodici settimane”, te ne parlerò presto);
• calendario mensile. Su due pagine, diviso in otto colonne corrispondenti ai sette giorni (da lunedì a domenica) e sei righe corrispondenti alle settimane; ho deciso di usare l’ottava colonna per segnare non più gli obiettivi (troppo generico) ma le scadenze e le azioni del mese (più funzionale);
• pagina giornaliera. È divisa in tre blocchi orizzontali, in alto per gli appuntamenti (con gli orari, diviso in due colonne), nel mezzo per le attività del giorno e in basso per le note (cose personali che sono accadute e che voglio ricordare);
• sezione Programmi. È una novità. Raccoglie il programma di ricorrenze, scadenze e azioni annuali, il programma settimanale con la struttura delle mie giornate divise in blocchi temporali, il programma alimentare (per sapere cosa cucinare in anticipo) e il programma del bucato settimanale;
• sezione Attività. L’ho aggiornata con le liste delle attività lavorative divise per giorni (secondo la tecnica dei tre giorni), le liste delle cose da fare personali, domestiche e familiari, e la lista delle commissioni divisa per paesi e città che frequento (dove abito ci sono solo una farmacia, una cartoleria e le Poste).

Come ho organizzato l’agenda 2024

Il modello-base che uso ogni anno è un documento di Word in formato A5. Stampo le pagine fronte-retro (un trimestre alla volta), le foro con una foratrice apposita e le inserisco nel mio personal organiser Filofax. Come l’anno scorso, ho bordato le pagine dei mesi con i washi tape (nastri adesivi di carta di riso) di colori diversi, per riconoscerle subito e andare a colpo sicuro.

Ecco come l’ho organizzata:

• nel calendario annuale segno i giorni di vacanza e le date importanti per il mio lavoro. In questo modo ho una visione d’insieme delle settimane più impegnative e di quelle intoccabili, e so come distribuire gli impegni nel tempo;
• nel calendario mensile riporto i giorni di vacanza e le date importanti per il mio lavoro; segno di volta in volta gli appuntamenti e, nella colonna di destra, le ricorrenze, le scadenze e le azioni da fare per quel mese;
• nella pagina giornaliera scrivo le informazioni importanti accanto alla data; gli appuntamenti, le abitudini da acquisire e il flusso di lavoro nella riga corrispondente all’orario del blocco appuntamenti; le quattro attività principali della giornata e le altre attività nelle righe nel mezzo; aggiungo decisioni, ricordi e richieste nelle note in basso.

Alla fine del mese riporto nel calendario del mese successivo le ricorrenze, le scadenze e le azioni da fare che ho segnato nel programma annuale. Poi ogni venerdì, quando mi dedico alla revisione e alla programmazione della settimana successiva, riporto gli appuntamenti del mese, aggiungo le attività pianificate (lavoro, progetti, personali), trasformo le ricorrenze e le scadenze in cose da fare.

Come ho organizzato l’agenda 2024 per adattarla a me

La mia agenda è in continua evoluzione, proprio come me. Per questo mi diverto ogni anno a progettarla, realizzarla e organizzarla per eliminare o migliorare quello che non funzionava. Per esempio, quest’anno ho eliminato del tutto il calendario settimanale: avrei dovuto usarlo per pianificare le attività lavorative, ma lo trovavo dispersivo (e uno spreco di carta), perciò le ho traferite in quello mensile. Ora ho tutte le informazioni utili in un unico posto e mi sembra di avere più controllo.

Ti ho raccontato come ho organizzato l’agenda 2024 per farti venire voglia di fare altrettanto: non c’è soddisfazione più grande di avere uno strumento su misura con cui lavorare bene insieme! Se hai bisogno di una mano a organizzare la tua agenda secondo le tue necessità, abitudini e preferenze, dai un’occhiata alla mia consulenza Lebombo: l’ho studiata apposta per te.