Oggi ti scrivo di quanto sia importante avere un’agenda organizzata per vivere gli impegni quotidiani e i multi-progetti in modo appagante e sereno.

L’agenda è il libro in cui scrivere tutte le cose importanti da fare (le attività iniziate e non ancora finite, gli impegni futuri e i compiti da ricordare) ed è uno degli strumenti organizzativi per usare bene il tempo. A differenza di altri, lo usi ogni giorno per alleggerire il presente, semplificare il futuro e tenere traccia del passato – ché la storia è maestra di vita.

L’agenda organizzata aiuta il tuo cervello

Tempo fa la mia vita quotidiana era in balia di eventi fortuiti. Non avevo una lista di cose da fare, non avevo un piano, non avevo idea di quanto tempo impegnassi a fare le cose. Tutto quello che facevo era semplicemente risolvere una serie di imprevisti. Tutta la mia giornata era costellata di contrattempi: dovevo spostarmi con la macchina, ma il serbatoio era vuoto; volevo invitare a pranzo un’amica, ma nel frigorifero c’era l’eco; dovevo consegnare un lavoro, ma non avevo ancora iniziato a pensarci… In realtà non erano veri imprevisti, ma la conseguenza di una mancata organizzazione.

Quando ho ripreso a organizzarmi consapevolmente e a usare l’agenda sul serio, ho capito che l’organizzazione personale e l’agenda si aiutano a vicenda.

Il nostro cervello presta attenzione solo a una cosa alla volta, ma si carica in fretta di informazioni su cose da fare, provenienti dall’esterno (richieste, incarichi, spunti di riflessione) e dall’interno (pensieri, ricordi, desideri). Per alleggerire il cervello e svuotare la mente da questi pensieri ricorrenti, scrivili: solo in questo modo puoi concentrarti pienamente su ciò che stai facendo, senza spreco di tempo e di energia mentale.

• Consiglio. Non basta togliere dalla testa le informazioni e scriverle su un foglio: perché ti aiutino nella vita di tutti i giorni, organizzale nell’agenda.

L’agenda organizzata aiuta la tua produttività e a fare progressi

La produttività personale è la capacità di raggiungere i risultati desiderati nelle attività importanti in un certo periodo e con un certo dispendio di energia: insomma, fare più cose essenziali in meno tempo e con meno fatica.

Non per produrre sempre di più; piuttosto per fare in modo efficiente le cose giuste e risparmiare tempo ed energie per altre cose altrettanto importanti. Se dedichi otto ore al giorno al tuo lavoro, a quali altre attività vuoi dedicarti nelle restanti sedici? Segnale sull’agenda e seguile come fosse una mappa del tesoro: a fine giornata ti ritroverai magari stanca, ma soddisfatta.

• Consiglio. Organizza gli impegni come le maglie nel cassetto: con agio, per lasciare spazio alle pause rigeneranti e ai (veri) imprevisti.

L’agenda riflette la nostra capacità di realizzare i progetti e svolgere le singole attività. Depennare le voci di una lista non dà solo un’enorme soddisfazione, ma ti permette anche di capire quante cose hai realizzato ogni giorno e di controllare i tuoi progressi.

Progresso significa “avanzamento e trasformazione graduale, con un maggiore e costante aumento di capacità e potenzialità”: in poche parole, mentre ottieni i risultati desiderati, stai migliorando il modo in cui lo fai. E, a mano a mano che porti avanti le cose davvero importanti, stai cambiando la tua vita in meglio.

• Consiglio. Organizza quindi in agenda una serie di revisioni, verifiche e controlli da fare periodicamente: così mantieni il sorriso e festeggi le tue vittorie.

L’agenda e l’organizzazione

L’agenda e l’organizzazione si aiutano a vicenda: l’organizzazione ti serve per usare e far funzionare al meglio l’agenda, e l’agenda ti serve per organizzare i tuoi impegni – tutti, compresi i doveri, i piaceri, le pause e il lavoro – e realizzarli, uno dopo l’altro.

Se vuoi un’agenda organizzata su misura per te e le tue esigenze, abitudini, preferenze ma non sai come fare, dai un’occhiata alla mia consulenza Lebombo: l’ho studiata apposta per te.