Nei momenti di riposo mi piace fare un giro in Internet e dare un’occhiata alle agende degli altri: mi piace vedere come le hanno organizzate, quali strumenti usano e la loro grafia. Quando leggo alcuni contenuti, mi accorgo che c’è un po’ di confusione su cosa scrivere nell’agenda: a volte le persone aggiungono informazioni che non c’entrano con l’organizzazione delle cose da fare e rubano spazio a quelle davvero utili e necessarie.

Così l’agenda non funziona, s’inceppa e si rischia il Viaggio dell’agenda a vita.

Che cosa scrivere nell’agenda e che cosa no

Nell’agenda vanno le cose da fare, cioè tutto ciò che è un impegno, un compito, un’attività, un appuntamento, un’azione, un progetto. Può avere una scadenza (data da altri o scelta da te) oppure no; essere un’azione da compiere personalmente o da delegare (e poi verificare); riguardare il lavoro, la cura di sé, la cura della casa, la cura degli affetti, il riposo e il divertimento.

Ecco quali informazioni vanno nell’agenda:

• attività iniziate e non finite. Sono i vari passaggi che compongono un progetto oppure attività rimandate e ormai diventate urgenti (entrambi i casi hanno scadenze) o quelle che si ripetono per un periodo di tempo (con appuntamenti periodici). Per esempio: scrivere i contenuti del primo capitolo del tuo nuovo libro, compilare dei documenti da consegnare entro stasera, gli incontri dal dentista per le prossime tre settimane;
• impegni futuri. Sono i classici appuntamenti con data e orario precisi, possono essere ricorrenti o occasionali. Per esempio: la cena con le amiche ogni primo venerdì del mese, l’incontro con una nuova cliente, la visita dall’oculista;
• compiti da ricordare. Sono tutte le cose da fare entro una data, un periodo dell’anno o quando ti è più comodo. Sono per te, da consegnare a qualcun altro, per la tua famiglia o la tua casa. Per esempio: acquistare i biglietti prima di partire, potare le rose nel loro periodo di riposo, fare la spesa, accompagnare un famigliare da qualche parte.

Non vanno in agenda tutte le altre informazioni, come:

• emozioni, sentimenti, pensieri, ricordi, motivi per cui essere grata (nel diario);
• libri, film, serie tivù, regali, viaggi letti, visti, fatti o da leggere, vedere, fare (nei quaderni);
• idee, intuizioni (nei taccuini);
• appunti, frasi celebri, aforismi, poesie (in quaderni, taccuini o commonplace book, il libro di “luoghi comuni” utilizzato da studenti, studiosi e autori da secoli – te ne parlerò presto!);
• entrate e uscite di denaro (in tabelle oppure nel kakebo, il libro dei conti di casa giapponese).

Tu sai che cosa scrivere nella tua agenda?

Si potrebbe quasi dire: “Un posto per ogni informazione e ogni informazione al suo posto”. Ecco, il posto giusto per le cose da fare è l’agenda, lo strumento per usare bene il tempo.

Se sai che cosa scrivere nell’agenda, l’agenda lavora per te e non l’abbandoni più: è il primo passo per trovare l’agenda giusta e organizzarla su misura per te, le tue esigenze, abitudini e preferenze.

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