Mentre facevo ricerca sul Chronodex ho trovato sul sito di Patrick Ng un confronto tra il suo strumento per organizzare gli impegni nel tempo e le note adesive delle cose da fare in stile orologio di Tadashi Tsuchihashi, autore e consulente di cancelleria giapponese (dai un’occhiata al suo sito e ai suoi libri, tutto molto interessante!).

Incuriosita, ho seguito i collegamenti per scoprire di cosa si trattasse: è un promemoria per gestire la lista di cose da fare a forma di doppio orologio.

Note adesive in stile orologio: che cosa sono e a cosa servono

Sono uno strumento per gestire la lista delle cose da fare quotidiana basato sull’utilizzo dell’orologio, anziché di un elenco senza riferimenti orari.

In pratica sono dei fogli staccabili e incollabili su qualsiasi supporto, su cui sono disegnati due quadranti di orologio, che insieme permettono di visualizzare le ventiquattro ore giornaliere.

Prima l’autore usava l’agenda per segnare gli appuntamenti e un blocco per le cose da fare ogni giorno; in questo modo, però, gli impegni risultavano più numerosi e difficili da gestire: a fine giornata cancellava le attività svolte, ma ne rimanevano sempre alcune. “Con questo metodo ero frustrato perché non riuscivo a finire tutte le cose sulla lista del giorno” scrive. Così ha pensato di gestire le attività tramite un riferimento temporale, proprio come già faceva con gli appuntamenti.

Anche in questo caso, come per lo Spiraldex e il Chronodex, è privilegiato l’aspetto visivo rispetto a quello logico e classico delle liste e degli elenchi, perfetto per chi ha bisogno di “vedere il tempo” quotidiano.

Sono perfette se le usi insieme a un calendario settimanale e mensile: questi ti permettono di vedere gli impegni, gli appuntamenti e le scadenze in una prospettiva più ampia e a organizzarti al meglio; quelle invece ti aiutano a usare bene il tuo tempo nell’arco delle ventiquattro ore.

Note adesive per cose da fare in stile orologio: come sono fatte e come si usano

Le note adesive per gestire le cose da fare in stile orologio sono composte da due quadranti di orologio affiancati: sono due cerchi, ciascuno diviso in quattro blocchi di tre ore da quattro trattini più lunghi (corrispondenti alle ore 12, 3, 6 e 9 su un orologio). Ogni spicchio è diviso ulteriormente in tre spicchi di un’ora da due trattini più corti (corrispondenti alle ore 1, 2, 4, 5, 7, 8, 10, 11 su un orologio).

Ciascun cerchio conta dodici ore: quello di sinistra dalle 00.00 alle 12.00, e quello di destra dalle 12.00 alle 24.00.

Tadashi Tsuchihashi dà le istruzioni su come usarle:

1. elencare le cose da fare. È un passaggio preliminare importante: scrivi l’elenco delle attività che vuoi fare durante il giorno su un taccuino. Sembra un doppio lavoro, ma è necessario per non far confusione;
2. segnare l’ora di inizio e di fine della giornata lavorativa. Dividi il tempo del lavoro dalle altre ore con una riga di inizio (per esempio le nove del mattino sul cerchio di sinistra), una di fine (le sei del pomeriggio sul cerchio di destra) e le pause intermedie (per esempio il pranzo tra l’una e le due);
3. aggiungere le cose da fare. Mentre inserisci le voci scritte sull’elenco, tieni conto delle priorità (urgenza e importanza), del tempo necessario per completarle e del periodo della giornata migliore per prestarvi attenzione. Traccia le righe di inizio e di fine per ciascuna;
4. garantire il tempo personale. Sull’orologio visualizzi quante ore, oltre il sonno, i pasti e il lavoro, dedichi a te stessa. È il tuo tempo libero e, per assicurarti di averlo ogni giorno, è meglio se lo decidi in anticipo e lo fissi sull’orologio. Anche in questo caso segna con alcune righe la sua durata;
5. iniziare la giornata. Dopo aver inserito il tempo per dormire, per te stessa e per le cose da fare, metti la nota adesiva in un posto facile da consultare. Ancora meglio se vicino a un orologio analogico, per valutare se sei in anticipo o in ritardo rispetto al tuo programma.

Note adesive per gestire le cose da fare in stile orologio e l’uso del tempo

Le note adesive per gestire le cose da fare in stile orologio ti aiutano a portare a termine le attività in modo efficiente, cioè fai più cose in meno tempo. Innanzitutto perché vedi come stai impiegando il tuo tempo, quindi scegli a priori che cosa fare, ti concentri solo sulle cose importanti ed elimini quelle inutili e perditempo.

Così ogni giorno liberi ore da dedicare a te stessa, alle persone e alle cose che ami.