Prima di scoprire l’organizzazione personale non sapevo cosa fossero le priorità. Vivevo cercando di fare del mio meglio, senza distinguere tra cose urgenti e cose importanti. Ero sempre in affanno, bucavo ogni scadenza ed ero sempre in ritardo. Mi sentivo sull’orlo di un disastro, e pensavo fosse normale. Ero anche preda di una profonda crisi multipotenziale, senza saperne nulla di multipotenzialità. Insomma, le mie giornate erano faticose all’ennesima potenza e non ero felice. Poi ho scoperto la matrice del tempo e tutto è cambiato.

Che cos’è e a che cosa serve la matrice del tempo

La matrice del tempo è uno strumento per riconoscere le tue priorità, secondo il valore di importanza e urgenza che dai ai tuoi impegni, e per decidere come agire di conseguenza.

Ed è proprio questa la sua forza: è pratica, veloce, facile da usare e completa. Perché riconoscere le priorità non serve a molto, se poi non cambi il tuo comportamento abituale e non fai nulla per vivere secondo le tue priorità.

È utile anche per eliminare le perdite di tempo e di risorse. Perché sai sempre che cosa fare e non sprechi più tempo, attenzione ed energie a decidere come occupare le tue giornate né a svolgere compiti che non ti competono.
Ti sprona a cambiare abitudini e comportamenti controproducenti. Perché, appena capisci cos’è davvero importante per te, non vuoi più vivere di imprevisti, sentirti sopraffatta dalle troppe cose né subire le scelte altrui.
Ti aiuta a ricalibrare le tue priorità nei periodi di cambiamento. Così, invece di perderti nella confusione di mille possibilità, hai sempre chiari i punti fermi su cui costruire la tua struttura organizzativa.

Soprattutto, la matrice del tempo ti insegna la differenza tra importanza e urgenza, che è il vero segreto per rallentare e avere una vita appagante; a dire di no a richieste altrui e obblighi autoimposti, per essere sempre più sicura di te e dei tuoi confini; a renderti conto e accettare senza sensi di colpa che prima arrivi tu, anche della tua multipotenzialità.

Com’è fatta e come usarla

È un grande quadrato diviso da una croce in quattro quadrati più piccoli, i quadranti. La linea mediana verticale segna il valore di importanza, che aumenta dal basso verso l’alto. La linea mediana orizzontale segna il valore di urgenza, che aumenta da sinistra a destra.

I quattro quadranti contengono gli impegni divisi per maggiore o minore importanza e urgenza:

• I quadrante, attività importanti ma non urgenti. Migliorano la tua vita, se le porti avanti con regolarità; spesso però le rimandi perché non sono urgenti. La matrice consiglia di pianificarle con attenzione, perché sono le tue priorità
• II quadrante, attività importanti e urgenti. Sono fonte di crisi e di stress; le hai rimandate per troppo tempo e ora ti ritrovi a correre per terminarle. La matrice consiglia di occupartene subito
• III quadrante, attività non importanti ma urgenti. Sono importanti per gli altri (ma non per te!) e ti rubano tempo. La matrice consiglia di delegarle a qualcuno che possa farle al posto tuo e di imparare a dire di no alle richieste altrui, con gentilezza e fermezza;
• IV quadrante, attività né importanti né urgenti. Sono solo uno spreco di tempo, non ti portano né utilità né benefici. La matrice del tempo consiglia di eliminarle senza sensi di colpa e di evitarle da ora in poi.

Una cosa è fondamentale: solo tu puoi decidere che valore di importanza e urgenza dare ai tuoi impegni, nessuno può farlo al posto tuo.

Usa la matrice del tempo quando ti trovi in confusione e non sai più che decisioni prendere, e ogni volta che vivi una fase di cambiamento. Ecco come fare:

1. scrivi un elenco di tutti i tuoi impegni (oppure usa la lista di inventario o brain dump);
2. a ogni voce dell’elenco dai un punteggio (da 0 a 5) secondo il tuo valore di importanza e di urgenza;
3. riporta nella matrice del tempo ogni attività con un punto, come se stessi giocando a battaglia navale (usa il punteggio di importanza e urgenza che hai assegnato);
4. ora gli impegni sono divisi secondo il loro livello di importanza e di urgenza in quattro gruppi, corrispondenti ai quattro quadranti;
5. segui le istruzioni di ogni quadrante (vedi sopra).

La matrice del tempo e la multipotenzialità

La matrice del tempo è uno strumento pratico e veloce per riconoscere le tue priorità e quindi decidere come agire di conseguenza. Ti aiuta a capire la differenza tra importanza e urgenza, a dare un valore ai tuoi impegni (invece di farli “perché si fa”) e a modificare il tuo comportamento per vivere in linea con le tue priorità. Così puoi scoprire che rallentare, fare le cose che ti fanno stare bene e prenderti cura di te sono altrettanto importanti dei tuoi progetti multipotenziali – anzi, lo sono ancor di più.