Organizzare bene l’agenda ha molto a che fare con l’ottimizzazione del tempo. Più la tua agenda ti assomiglia, più vivrai il tuo tempo al massimo: inizierai la giornata con chiarezza e la finirai il più possibile con soddisfazione.

L’agenda è un traduttore tempo-spaziale, un oggetto che trasforma l’astratto in concreto: le sue pagine rappresentano lo scorrere delle ore e dei giorni, sono il luogo dove vedere e toccare le informazioni che riguardano le cose da fare. È il tempo tramutato in spazio.

Ogni agenda ha una struttura, sezioni e contenitori proprio come l’armadio, perciò immagina di organizzare l’agenda come se fosse un armadio.

Perché organizzare l’agenda

L’agenda in fin dei conti è un libro, ma un libro diverso dagli altri: è stato creato per segnare le cose da fare. Per toglierle dalla mente, scriverle in un unico posto – così da non dimenticartene – e trovarle al momento giusto.

Le informazioni annotate a caso (o, peggio, su foglietti volanti) però non servono a nulla. È come aprire le ante dell’armadio e trovare tutti i vestiti e gli accessori buttati dentro alla rinfusa: riuscire a recuperare quel che serve, pronto per essere usato e impossibile!

Se non la organizzi, la tua agenda rimane solo un libro grazioso sulla tua scrivania o in fondo a un cassetto. Quante volte ti è capitato di cercare quella giusta, acquistarne un modello niente male, per poi smettere di usarla all’inizio della primavera?

Come organizzarla

Quindi apri le pagine della tua agenda come apriresti le ante del tuo armadio, e osserva com’è fatta: la struttura è robusta (ha più spazi per scrivere più cose) o smilza (ne ha solo uno)? Quante sezioni ci sono, solo i calendari o anche le note? C’è spazio per le liste o non sono contemplate?
L’agenda che funziona è quella su misura dei tuoi impegni: pochi, tanti o troppi; familiari, lavorativi o multipotenziali; noiosi, divertenti o riposanti; diversi per importanza e urgenza, durata e frequenza. Perciò, se necessario, adattala a loro (e non viceversa): integrala oppure prendine una nuova.

Ci siamo quasi, ti manca solo una cosa da fare per rendere la tua agenda funzionale: scrivere le informazioni nel posto più comodo per te, per le tue abitudini e per quello che ci devi fare (proprio come faresti con i vestiti nel tuo armadio).

Comoda per te

Magari non usi l’agenda perché pensi che non sia adatta a te e al tuo modo di essere. Invece è uno strumento insostituibile, che ti aiuta a usare bene il tempo per esprimere te stessa e la tua multipotenzialità giorno dopo giorno.

Forse hai solo bisogno di organizzarla su misura per te, di personalizzarla e renderla facile da usare. Di sapere dove scrivere gli appuntamenti, le scadenze, le attività ricorrenti, quelle occasionali e i tuoi multi-progetti.

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