Mi piace l’agenda, perché in un unico oggetto posso tenere traccia delle cose fatte, registrare le attività e pianificare i miei progetti. In particolare mi piace l’agenda ad anelli, perché la compongo su misura per me ed evolve insieme a me. La consiglio sempre, soprattutto alle persone multipotenziali, che sono in continuo cambiamento. Ma se l’agenda ti sta stretta e hai bisogno di più strumenti per organizzare i tuoi impegni nel tempo, allora il sistema agenda fa per te.

Quando un solo strumento non basta

Per me l’agenda ideale è quella ad anelli: una sola (più strumenti mi manderebbero in confusione), completa in ogni sua parte e facile da modificare quando ne sento il bisogno. Dentro ci sono i calendari su cui scrivere gli impegni, le liste delle cose da fare, le schede dei progetti con le loro linee temporali, le procedure, la pianificazione annuale e le nuove abitudini. È grande, spessa e pesante, comoda da lasciare sempre aperta sulla scrivania ma decisamente scomoda da portare in giro!

Per questo capisco chi, per vari motivi, non si trova bene con l’agenda. Per esempio questi:

• leggerezza. La leggerezza è oggettiva: se porti l’agenda sempre con te anche fuori casa, la preferisci leggera, maneggevole, piccola e sacrifichi volentieri un po’ di spazio purché sia comoda. Oppure è visiva: magari ti senti oppressa dalle troppe informazioni e dalla mole poderosa di un’agenda completa;
• condivisione. Se hai bisogno di condividere gli impegni e le informazioni con il resto della famiglia o il tuo gruppo di lavoro, ti trovi bene con i calendari e le liste virtuali da usare con il telefono o il computer;
• preferenze. Magari gli anelli ti danno fastidio mentre scrivi e preferisci un’agenda rilegata; oppure sei una persona creativa e ti piace sperimentare nuovi formati e tipologie; o ancora hai un approccio visivo e per te è meglio un pianificatore da appendere al muro e avere sempre sott’occhio;
• libertà. Se le classiche tabelle, griglie e liste ti danno un senso di costrizione, di sicuro preferisci sentirti libera di scegliere strumenti diversi con funzioni diverse;
• diversificazione. Ti trovi bene a usare più supporti e strumenti, magari scegli un raccoglitore per organizzare le liste, le schede di progetto e le pianificazioni in sezioni ben ordinate, un taccuino da compilare a mano e in sequenza per gli impegni quotidiani, e un pianificatore a muro per la visione mensile.

Il sistema agenda

La parola sistema deriva da un verbo greco antico che significa “stare insieme”. Indica un insieme di parti interconnesse, dipendenti le une dalle altre secondo proprie regole, che si comportano come un’unica cosa e hanno lo stesso scopo.

Il sistema agenda è un insieme di più strumenti legati tra loro per pianificare, programmare e realizzare progetti e attività. Può essere semplice con solo due strumenti (l’agenda settimanale e una lista delle cose da fare) oppure più complesso (un calendario familiare a muro, un calendario virtuale condiviso, un taccuino con le liste, un pianificatore settimanale per pasti e pulizie, uno mensile per il lavoro). In ogni caso, è un insieme composto dai tuoi strumenti preferiti, quelli più comodi e più utili per te, le tue esigenze e i tuoi desideri.

Se il sistema agenda ti fa sentire a tuo agio, ti suggerisco alcune parti essenziali:

• i calendari. Annuali, mensili, settimanali o giornalieri. Scegli quelli con cui ti trovi meglio, per avere una visione d’insieme di appuntamenti, pause, avanzamento dei progetti, scadenze, singole attività nel medio lungo termine e una più puntuale a breve termine;
• le liste. Un’unica lista oppure più liste divise per categorie delle cose da fare, con o senza data, di qualsiasi genere e tipo;
• le schede di progetto. Servono per pianificarne le varie fasi e portarne avanti due (o di più) contemporaneamente.

A queste puoi aggiungerne altre, secondo i tuoi bisogni: per esempio per programmare le pulizie, i pasti, gli allenamenti; ricordare compleanni e altre ricorrenze; tracciare nuove abitudini; condividere liste della spesa, impegni, compiti da delegare, progetti di gruppo; consultare liste di controllo e procedure; prendere e archiviare note e appunti.

Agenda o sistema agenda: quale preferisci?

Puoi scegliere di usare un’unica agenda ad anelli, organizzata nelle sezioni che più ti sono utili, oppure un sistema agenda formato da più parti che lavorano insieme per lo stesso scopo: tenere traccia delle cose fatte, registrare le attività e pianificare i progetti.

In ogni caso, che sia un solo strumento o più strumenti da usare insieme, prova, sperimenta, divertiti e scopri quale funziona meglio per te.