Non ho mai smesso di informarmi, confrontarmi, ascoltarmi e sperimentare per realizzare un sistema agenda personale che davvero funzioni per me. Ho cambiato molte agende, ho utilizzato il Calendario di Paroladordine in vari modi, ho integrato con quaderni, taccuini e raccoglitori. Alla fine ho trovato il mio, quello che risponde meglio alle mie necessità, preferenze e abitudini: alcune novità le proverò tra qualche settimana, appena inizia il 2024, e non vedo l’ora.

Alla fine ho scelto un sistema agenda (e ho fatto bene!)

Ero sicura che mi bastasse l’agenda per tenere traccia delle cose fatte, registrare le attività e pianificare i progetti. L’agenda per me è fondamentale, perché ho poca memoria e rischio di scordare buona parte dei miei impegni: magari ricordo gli appuntamenti importanti, ma dimentico di portare avanti le attività ricorrenti e quelle particolari. Soprattutto mi manca la visione d’insieme e tutti gli impegni diventano come fiocchi di nebbia che salgono dal lago e cancellano ogni cosa. La sensazione che provo in quelle occasioni è di confusione e paralisi.

Con l’agenda pensavo di avere tutto sotto controllo: innanzitutto non dimenticavo nulla né accavallavo impegni; poi negli anni ho imparato a stimare le tempistiche, a ottimizzare il mio tempo e, soprattutto, a trovare equilibrio e armonia tra le varie parti della mia vita – personale, lavorativa e familiare.

Eppure qualcosa sfuggiva ancora. Per esempio, la pianificazione dei miei progetti: la facevo a mano su fogli di riuso per poi ricopiarla sul calendario settimanale dell’agenda, ma la sentivo scappare via perché separata da tutto il resto. Oppure le mille idee, i corsi e i libri di formazione, le attività per me più complicate e laboriose del lavoro: c’erano nella mia mente, ma non prestavo loro l’attenzione giusta.

Il mio sistema agenda personale

Quando ho deciso di dare a ciascuna informazione un suo posto ben definito, ho aggiunto altri supporti oltre all’agenda e tutto ha cominciato a funzionare bene. Ti racconto com’è organizzato il mio sistema agenda e da quali strumenti è composto.

• Agenda (ovviamente). Mi serve per ricordare gli impegni, programmare le giornate e sapere sempre che cosa fare. È un’agenda ad anelli con una parte che cambia di anno in anno (la sezione dei calendari) e una parte fissa (le sezioni dei progetti, delle liste di cose da fare, dei programmi, delle procedure). La uso per ogni ambito della mia vita: non separo il lavoro dalla famiglia, altrimenti sarei ancora nel caos.
• Calendario. Da quando ho realizzato il Calendario di Paroladordine, lo uso per pianificare i miei progetti. L’anno prossimo ne stamperò due copie: uno per segnare le date importanti del mio lavoro (gestione, marketing, comunicazione e consulenze), compresa la pianificazione dei progetti; l’altro per segnare le scadenze di tutta la famiglia (personali, casa, lavori, ricorrenze).
• Quaderni di ogni genere e tipo. Taccuini puntinati per annotare le idee, descrivere i progetti che vorrei realizzare prima o poi, seguire la mia attività negli aspetti più importanti e pragmatici. Raccoglitori ad anelli per gli appunti, le dispense e altro materiale dei corsi e dei libri di formazione. Naturalmente un raccoglitore per argomento e rigorosamente in ordine cronologico.

Un sistema agenda personale su misura

Agenda, calendario e quaderni: questo è il mio sistema agenda personale, che funziona per me perché è studiato su misura delle mie esigenze, preferenze e abitudini. Ma non è universale: ogni persona ha la sua agenda e il suo sistema agenda, composto da due o più strumenti secondo i propri bisogni, desideri e personalità. Per esempio Maddalena non può più fare a meno della bacheca kanban e del suo quaderno operativo, e Monica , oltre alla sua agenda e ai suoi quaderni, usa un’applicazione sul telefono per condividere gli impegni con il resto della famiglia.

Pensi che il sistema agenda faccia per te, ma non sai da che parte iniziare per realizzarlo? Dai un’occhiata alla mia consulenza Lebombo, è fatta apposta per personalizzare e organizzare l’agenda.