Ho conosciuto Maddalena Pisani molto prima che realizzasse il mio sito, tramite alcune colleghe. È una delle poche professioniste che seguo con piacere sui canali social: è simpaticissima e spiega cose complicate con una semplicità disarmante. Quando mi ha contattata per partecipare al mio corso Quella giusta per imparare a organizzare e personalizzare l’agenda, era convinta e determinata: voleva dare una svolta alla sua vita lavorativa e all’uso del suo tempo tramite un sistema agenda personalizzato.

Maddalena e il sistema agenda organizzato

Si è iscritta al mio corso perché, dopo tre mesi di intenso lavoro sul mio sito, era curiosa di scoprire come lo avessi strutturato e come avrei trattato l’argomento. Quella volta proponevo alla fine del corso una mini consulenza individuale, così da rendere ancora più personalizzata l’esperienza appena vissuta insieme.

Voleva riorganizzare la sua agenda per avere sotto controllo le varie fasi del lavoro ed eliminare per sempre la sensazione di correre tutto il giorno dietro a qualcosa senza mai acciuffarlo. Così ha partecipato al corso Quella giusta e mi ha chiesto un consiglio su misura per lei.

Del corso ha apprezzato le informazioni su cos’è l’agenda, a cosa serve e come usarla, gli esempi pratici e i vari modelli in commercio. Dalla consulenza personalizzata su di lei ha colto i miei consigli, li ha testati e, continuando a sperimentare, ha poi trovato il suo sistema agenda.

Le ho dato quattro consigli:

1. usare il metodo kanban per avere sotto controllo il flusso di lavoro sui siti delle clienti, invece dei fogli volanti;
2. usare l’agenda giornaliera per segnare le richieste delle clienti con le relative azioni da fare (idem come sopra);
3. usare l’agenda settimanale per segnare tutte le cose da fare, lavorative e personali, per evitare di riscrivere più volte le liste di cose da fare e avere tutto in un unico posto;
4. programmare ogni giorno del tempo cuscinetto, almeno un’ora per risolvere con calma gli imprevisti.

L’intervista a Maddalena

L’ho intervistata, così puoi conoscerla meglio e scoprire com’è andata dalle sue parole.

Quale situazione stavi vivendo con la tua agenda prima del corso?

L’agenda settimanale che ho sulla scrivania l’ho sempre usata come promemoria per ricordare le bollette da pagare e gli appuntamenti con le clienti. Stop! Tutto quello che riguardava il mio lavoro odierno di creazione e aggiornamenti siti, dei miei contenuti, la contabilità e tutto il resto erano relegati a to do list fatte a mano, su foglietti volanti che continuavo a riscrivere, anche più volte al giorno e poi buttare.

Perché hai deciso di frequentarlo?

Perché ho capito che non stavo usando l’agenda nel modo giusto, non mi aiutava a essere organizzata e non mi liberava la testa dalle mille cose da fare, ogni giorno. Continuavo a scrivere liste su liste per poi stracciarle e riscriverle. La sensazione era quella di “fare-fare-fare” e non vedere mai una conclusione (nemmeno una soddisfazione), quindi il livello di frustrazione e appesantimento cresceva sempre di più.

Come ti sei trovata con il corso e la mini consulenza fatti insieme?

Completamente soddisfatta e meravigliata! Non perché dubitassi delle tue capacità e competenze, ma solo ed esclusivamente di come io abbia preso troppo sotto gamba la questione agenda in tutti questi anni. Mi hai aperto un mondo, tutto quello che sta dietro la scelta e la successiva organizzazione della propria agenda personale e professionale e di conseguenza la buona riuscita del mio lavoro, sia organizzativo, ma soprattutto mentale.

Com’è cambiata la tua agenda dopo?

Nella mia agenda ora, oltre alle varie scadenze e agli appuntamenti, ho aggiunto anche i macro lavori da fare in quella giornata.

Durante la tua mini-consulenza è però emerso che per le mie esigenze specifiche era assolutamente necessario affiancare all’agenda uno strumento alternativo che mi potesse aiutare a stilare singolarmente, giorno dopo giorno, i passaggi specifici (le famose to do list) da fare in quella giornata e depennarli man mano: il quaderno operativo. Oh, che soddisfazione avere tutto segnato in unico posto! Il quaderno operativo funge anche da storico perché ora ho tutto segnato e depennato lì e il mio cervello (che è molto visivo) lo riconosce e la mia soddisfazione sale.

Proprio perché il mio approccio è estremamente visivo, mi hai suggerito di provare a utilizzare il metodo kanban, una sorta di “lavagna” divisa in colonne e righe dove segnare, nel mio caso, i siti web sui quali sto lavorando, a che punto sono e quando dovranno essere pronti per essere pubblicati. Mi basta alzare gli occhi sopra il monitor del computer per vedere in un colpo d’occhio tutta la mia situazione lavorativa dei prossimi due mesi, così da organizzare meglio i singoli passaggi nel quaderno operativo. Per me, è un grandissimo risultato! Grazie infinite Alessandra.

Di che cosa non puoi più fare a meno?

Del mio quaderno operativo e del mio kanban, ovviamente. Mai più senza!

Quale strumento non conoscevi e adesso usi ogni giorno?

Sicuramente il kanban. All’inizio, per mancanza di tempo nel crearlo, ho usato come supporto il quadro appeso sopra al computer che, guarda caso, era già diviso in tre colonne: così, lì, ho iniziato ad attaccarci i vari post-it.

Ritrovare la soddisfazione grazie a un sistema agenda su misura

Per me la cosa più importante era aiutare Maddalena a ritrovare la chiarezza e l’organizzazione sul lavoro. Perché le liste di cose da fare da sole non bastano, c’è bisogno di un unico posto – o pochi posti legati tra loro – su cui programmare gli impegni quotidiani, le fasi dei progetti, le nuove richieste, le attività collaterali legate al lavoro, il tempo cuscinetto, il riposo e il divertimento. Insomma un sistema agenda personalizzato per avere sotto controllo ogni cosa, rendersi conto del lavoro fatto e sentirsi sicura e soddisfatta delle proprie giornate.

Perché non esiste un’agenda uguale per tutti, ma ognuno ha bisogno di capire quale sia la sua: è l’agenda ad adattarsi a chi la usa e alle sue esigenze, non viceversa.