Le scadenze sono il tuo tormento, gli imprevisti sono così tanti da essere quasi prevedibili, ti sembra di fare mille cose improrogabili e di rincorrere solo urgenze. Le tue giornate sono un susseguirsi di problemi da risolvere il più presto possibile, prima che si trasformino in vere e proprie emergenze e fonti di crisi indesiderate. Ma davvero la vita è tutta qui? No. Ecco come smettere di passare il tempo a risolvere urgenze e iniziare a fare le cose che ami, con calma e serenità.

Cosa sono le urgenze

C’è chi per lavoro passa le giornate a risolvere problemi impellenti ed emergenze più o meno gravi (i medici del pronto soccorso, per esempio): è una loro scelta, ne sono consapevoli e hanno imparato a stabilire una scala di urgenza per agire di conseguenza. La maggior parte di noi ha lavori e vite meno adrenaliniche, eppure passa le giornate a risolvere imprevisti e a completare cose urgenti.

Ma cosa sono davvero le cose urgenti? Ti lascio qualche esempio:

• vecchie scadenze ignorate che ora incombono. Hai presente quella presentazione da preparare per la riunione di dopodomani, che ancora non hai iniziato? Ecco, lo sai da almeno un paio di mesi, ma hai aspettato l’ultimo momento per mille motivi (tu chiamala, se vuoi, procrastinazione). È vero, alcuni lavorano meglio sotto pressione, ma quanto tempo serve poi per smaltire l’adrenalina e lo stress in eccesso?
• nuove scadenze aggiunte da altri adesso. Sì, in questo preciso momento e da fare il più presto possibile, nel poco tempo che ti resta. Arrivano sul lavoro, in famiglia, tra amici e a volte pure conoscenti, dal telefono… La lettura del gas da inviare entro giovedì, le uova da prendere per la torta di stasera, una decina di lettere e messaggi cui rispondere entro tre giorni, il regalo per il pranzo di domenica prossima;
• cose che dovevi fare ma ancora non hai concluso. Quelle che, se non le fai subito, rischiano di trasformarsi in problemi grossi e di peggiorare la situazione in cui ti trovi. Come quando rimandi la visita dal dentista, e il semplice fastidio ai denti diventa un ascesso, che ti obbliga a rivedere tutti i tuoi programmi della settimana. Non fare subito le cose importanti genera conseguenze che non vorresti mai vivere;
• imprevisti che ostacolano il normale svolgimento delle tue giornate. Gli imprevisti sembrano fatti apposta per stravolgere i tuoi programmi: ti obbligano a tirare il freno a mano e fare inversione di marcia, perché è impossibile andare avanti senza averli risolti. Ma lo sai che gli imprevisti sono prevedibili? LINK Forse gli unici davvero inaspettati sono quelli legati al tempo atmosferico (ma anche in quel caso, puoi organizzarti!);
• vere e proprie emergenze. Sono quegli eventi che stravolgono la tua vita e fermano il tuo tempo, richiedono la tua massima attenzione e hanno la precedenza su tutto. In questi ultimi anni ne stiamo vivendo alcune grosse e sappiamo bene come ci fanno sentire. Forse ne hai provate anche altre, più personali e private, e ricordi ancora come tutto il resto (anche cose importanti) all’improvviso passi in secondo piano.

Passare il tempo a risolvere urgenze

Poi c’è la differenza tra cose urgenti per te e le cose urgenti per gli altri: non sono la stessa cosa, lo sapevi? Alle prime non ti puoi sottrarre: capitano a te direttamente e hanno conseguenza sulla tua vita; a volte sono dovute al caso, altre alla disorganizzazione o disattenzione, ma in ogni caso sono importanti per te. Alle altre, invece, puoi anche dire di no: dipende da quanto tempo ed energie hai a disposizione e dal coinvolgimento che ti viene chiesto. Lo so, non è facile, ma a volte è necessario per non sentirti sopraffatta dalle mille cose da fare più una. Sono importanti per gli altri e non per te.

In più si aggiunge un’altra grossa difficoltà: non sai come far fronte agli imprevisti e alle emergenze, non sai come non esserne in balia né che cosa fare per dedicarti anche ad altro. Ti lascio qualche consiglio utile per iniziare:

• concludi le attività e i progetti con una scadenza imminente e che hai prorogato finora. Prima le cancelli dalla tua agenda, prima liberi tempo per te;
• pianifica le nuove attività e i nuovi progetti con una scadenza lontana. Così giorno dopo giorno porti avanti un’azione alla volta fino a completarle per tempo;
• inizia le cose da fare e chiudi i cerchi ancora aperti. A.A.A. cercasi motivazione e voglia disperatamente? Non aspettare chi non si vuol far trovare, prendi un bel respiro e agisci!
• organizzati per eliminare gli imprevisti che dipendono da te. Così, invece di gestire i problemi, li anticipi prima che si formino;
• prevedi gli imprevisti che non dipendono da te. Dai retta alla tua esperienza di imprevisti passati e immagina che possano accadere ancora, per prevenirli;
• risolvi le vere emergenze. Se capitano, tieniti pronta a fermati, smettere di fare ciò che stai già facendo e concentrati solo ed esclusivamente su di loro.

Come smettere di passare il tempo a risolvere urgenze

Ora che sai riconoscere i vari tipi di urgenze e distinguere le tue da quelle altrui, prova a seguire qualcuno dei miei consigli. Ti ritroverai con più tempo sgombro da affanni da dedicare a te e ai tuoi progetti, e sarai pronta a risolvere i veri imprevisti e le vere emergenze con animo più sereno. Perché, se hai eliminato gli inciampi e ben pianificato tutto il resto (= diluito le azioni nel tempo con tranquillità), dopo non dovrai più correre a perdifiato per recuperare.

Inoltre, non solo imparerai come smettere di passare il tempo a risolvere urgenze, ma riuscirai anche a fare chiarezza ed essere consapevole di quali sono le cose davvero importanti per te.