Il primo compito a casa che do a chi intraprende il percorso di affiancamento Tour Eiffel è registrare come sta usando il suo tempo per una settimana, giorno dopo giorno e ora dopo ora. Ci sono diversi strumenti per farlo: un foglio di carta, un foglio di calcolo digitale, una tabella, un disegno, penne o evidenziatori colorati. Alcuni sono noiosi e altri complicati, poi c’è lo Spiraldex, pratico, veloce e semplice.

Spiraldex: che cos’è e a che cosa serve

È chiamato anche metodo della spirale perché è un disegno proprio a forma di spirale. In pratica riassume in un unico disegno ventiquattro ore, ciascuna divisa in spicchi di quindici minuti. Già alla prima occhiata dà l’idea dello scorrere del tempo e della giornata che si svolge dalle prime ore del mattino fino alla mezzanotte.

Serve per tenere traccia del tempo speso per compiere le attività quotidiane in modo intuitivo, basato sul colore. La legenda è fondamentale per poterlo compilare e leggere senza fare confusione tra i vari impegni.

È utile anche per:

• calcolare quanto tempo impieghi per ogni attività. Ti capita spesso di sopravvalutare l’impegno per portare a termine un compito e di sottovalutare il tempo che davvero richiede. La percezione non basta (anzi t’inganna), ti serve un cronometro. Ricordati di calcolare tutte le fasi: la preparazione (prima), la realizzazione (durante) e il riordino (dopo);
• monitorare le attività nel tempo. Il tempo e l’impegno che impieghi per portare a termine un compito non sono sempre uguali. Si allungano quando è una novità, sei stanca o fai fatica a concentrarti; si accorciano, invece, quando diventa un’abitudine oppure hai trovato il modo per evitare sprechi. Calcola quanto impieghi all’inizio e cerca di migliorarti e diventare efficiente;
• verificare i risultati e i miglioramenti. Se tieni traccia dei tuoi tempi più volte nel corso dell’anno (a fine mese oppure a ogni trimestre), puoi confrontarli tra di loro, calcolare quanto sei migliorata e quanto tempo hai recuperato rispetto alle prime volte. Con l’esperienza infatti trovi come fare bene le cose in meno tempo, e il tempo recuperato puoi usarlo per una pausa o divertirti.

Com’è fatto e come si usa

La spirale riporta due giri di sei ore e di dodici ore: quello interno dalle sei a mezzogiorno e quello esterno da mezzogiorno a mezzanotte. Assomiglia a un quadrante di orologio in tre dimensioni. In tutto ci sono diciotto ore: mancano le prime sei ore del mattino, perché dovrebbero essere dedicate al sonno, ma si possono aggiungere facilmente.

Ogni spazio corrisponde a sessanta minuti ed è diviso da linee tratteggiate in quattro fette più piccole, corrispondenti ciascuna a quindici minuti.

Ecco come usarlo:

1. crea la tabella della legenda. È un metodo che si basa sul colore, perciò è necessario specificare a quale colore corrisponde ogni attività. Puoi dividere le attività in categorie e usare un colore solo per ciascuna oppure un tono diverso dello stesso colore per ogni attività della stessa categoria o ancora un colore diverso per ogni attività. Scegli la soluzione che ti crea meno confusione;
2. scrivi le attività quotidiane nella colonna di sinistra della tabella. Aggiungile man mano che le compi, ogni quindici minuti oppure ogni ora, per essere sicura di avere una fotografia fedele di quanto hai fatto – anche le cose più piccole e insignificanti. Mi raccomando, però, non farlo a fine giornata o dopo qualche ora, perché il rischio di dimenticare qualcosa è troppo alto;
3. colora le righe della colonna di destra della tabella secondo il colore scelto per ciascuna attività. Queste prime tre sono azioni preparatorie: ci pensi solo la prima volta e poi rimangono valide per ogni volta che decidi di usare lo Spriraldex;
4. scrivi all’interno della spirale il giorno, il mese e l’anno. Ogni Spiraldex deve avere i suoi dati di riconoscimento, così sai sempre quando hai preso le misure dei tuoi tempi, puoi fare confronti tra i giorni della settimana e tra i diversi mesi;
5. colora ogni spazio o fetta secondo il colore corrispondente all’attività svolta. E qui inizia il bello! Le ore passano, ogni quindici minuti aggiungi un colore e a fine giornata puoi vedere quante cose hai fatto e quanto tempo hai impiegato per ciascuna.

Lo Spiraldex e la misura del tempo

Lo Spiraldex è il disegno di una spirale, formata da due giri e divisa in diciotto spazi che corrispondono alle ore comprese tra le sei del mattino e la mezzanotte. È uno strumento pratico, veloce e intuitivo: ti serve per fotografare con precisione le tue giornate e tutto quello che fai in modo semplice e colorato, perfetto se hai un approccio visivo.

Non solo, mentre colori le piccole fette di quindici minuti, ti rendi conto di come stai usando il tuo tempo e questa consapevolezza ha conseguenze positive: magari decidi di eliminare alcune cose, di cambiare abitudini oppure di dedicare più tempo a te e alle cose che ti fanno stare bene.